Karar No : 2022/UH.II-927
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2022/167398 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık Hbys (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) ve Ybbys (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi) Hizmet Alımı” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Muş İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 29.03.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık Hbys (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) ve Ybbys (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Kardelen Bilgisayar İnşaat Reklam Orman Ürünleri Tekstil İthalat ve İhracat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketinin 22.06.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.06.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 01.07.2022 tarih ve 31057 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.07.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2022/695 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
3) İhale komisyonu üyelerinin kamu ihale mevzuatına uygun olarak oluşturulmadığı, uzman üyelerin unvanları dikkate alındığında ihale konusu işle ilgili değerlendirme yapacak teknik yeterliklerinin bulunmadığının görüleceği, dolayısıyla ihalenin iptal edilmesi gerektiği,
A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:
4734 saylı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.
İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.
İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.
İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü yer almaktadır.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.
(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.
(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.
(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.
(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.
(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.
5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.
5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.
5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir.
5.5. Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde, ihale komisyonunun muhasebe ve mali işlerden sorumlu personeli dışındaki diğer üyelerinin ihale konusu işin uzmanı olması zorunludur.
…
5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz.
5.10. İhale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.” açıklamaları yer almaktadır.
…
Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Yazılım Hizmet Alımı ve Teknik Destek Hizmeti Alımı İşi Teknik Şartnamesi’nin “Projenin Amacı” başlıklı 1.3’üncü maddesinde “Hastanelerimize başvuran tüm hastaların karşılama, kayıt, kabul, muayene, tetkik, tedavi, randevu, sevk, reçete, yatış, ameliyat, taburcu, diğer sağlık hizmetleri, idari ve mali hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesi ve hizmetlerin hiçbir noktada kayıp ve kaçağa uğramaksızın, Sağlık Bakanlığınca belirlenen/belirlenecek olan standartlara uygun olarak kayıt altına alınması ile bu kayıtların, mevzuat ve hastane idarelerinin ihtiyaçlarına uygun olarak işlenmesi, hizmet ve malzeme kayıtlarının ilgili Sosyal Güvenlik Kurumlarına, ücretli hasta ise şahsa, Sigorta Kuruluşlarına faturalandırılması, kaydedilen verilerin gizlilik ve güvenlik politikaları çerçevesinde elektronik ortamda iletim ve paylaşımıdır.” düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 2’nci maddesinde “… 2.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.” düzenlemesi yer almaktadır.
Yukarıda yer verilen mevzuat hüküm ve açıklamalarından ihale komisyonunun tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşması gerektiği, üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmasının zorunlu olduğunun anlaşıldığı, bununla birlikte ihale komisyonunun ihale konusu işin uzmanı en az iki üyesinin idaredeki görevi, unvanı, mesleği, eğitimi gibi sahip olması gereken nitelikleri yönünden mevzuatta herhangi bir sınırlandırmanın bulunmadığı görülmüştür.
İhale işlem dosyası kapsamında yer alan 15.03.2022 tarihli ve 311 sayılı ihale komisyonu görevlendirilmesine ilişkin belge incelendiğinde, ihale komisyonu başkan ve yedek üyelerinin adı, soyadı, unvan ve komisyondaki görevleri gösterilerek hem asil hem de yedek üyelerin belirlendiği, ihale komisyonu asil üyeler olarak üyelerin destek hizmetleri başkan yardımcısı, kalite ve destek müdürü, şube müdürü, idari ve mali hizmetler müdürü ve idari mali hizmetler müdürü yardımcısı sıfatlarının yer aldığı görülmektedir.
İhale işlem dosyası kapsamında yer alan “hastane sevk formu” başlıklı belgede ihale komisyonunun asıl üyesi işin uzmanının (Şube Müdürü) 29.03.2022 tarihinde (ihale tarihi) refakatçi olduğundan izinli olması nedeniyle ihalenin 29.03.2022 tarihli ilk ve ikinci oturumlarına yedek üyenin (işin uzmanı–şef ) katıldığı ve 14.06.2022 onay tarihli ihale komisyonu kararında da anılan yedek üyenin görevli olduğu anlaşılmıştır.
Yukarıda yer verilen tespitler çerçevesinde; itirazenşikayete konu ihalenin ihale komisyonunun biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşması gerektiği şartını sağlayarak mevzuata uygun şekilde ihale komisyonunun oluşturulduğu,
Ayrıca idare tarafından şikayet başvurusuna verilen cevapta “… ihale komisyonuna katılan başkan ve üyeler kurumumuzun değişik birimlerinde HBYS programıyla iç içe çalışmış kişilerdir. Daha önceki yıllarda HBYS ihalesinde görev almışlardır.” ifadelerine yer verilerek komisyon üyelerinin hem idare bünyesinde hem de itirazenşikayete konu edilen işe benzer ihalelerde görevlendirildiğinin açıkça ifade edildiği,
Buna ek olarak idare tarafından şikayete verilen cevapta “… Ayrıca Demo aşamasında modüller için ilgili birimlerden gerek teknik gerekse idari sorumlu personeller katılım sağlamış ve bu personellerin programın uygunluğu yönünde görüşleri alınmış dolayısıyla itirazınız uygun görülmemiştir.” ifadelerine de yer verilerek Teknik Şartname’nin yukarıda aktarılan 2.3’üncü maddesine uygun olarak demonstrasyon işlemlerine ihale komisyonuna yardımcı olabilecek kişilerin katıldığı ve anılan kişilerin görüşleri dikkate alınarak komisyon kararının oluşturulduğu görülmüş, bu kapsamda başvuru sahibinin iddiasında ileri sürülen “uzman üyelerin unvanları dikkate alındığında ihale konusu işle ilgili değerlendirme yapacak teknik yeterliklerinin bulunmadığı” değerlendirmesinin yapılamayacağı anlaşılmış olup anılan iddianın yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
