Aşırı Düşük Teklifte İnternet Sayfası Üzerinden Sorgulanamayanlara İlişkin Tevsik Edici Belgeler İdareye Sunulmalıdır.

Karar No              : 2023/UH.I-433

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1318796 İhale Kayıt Numaralı “Dicle ve Yöresi HES İşletme Müdürlüğü Personel Taşıma Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Elektrik Üretim A.Ş. Genel Müdürlüğü (EÜAŞ) Dicle ve Yöresi HES İşletme Müdürlüğü tarafından 29.12.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Dicle ve Yöresi HES İşletme Müdürlüğü Personel Taşıma Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Bingöl Taşımacılık İnşaat Akaryakıt Tarım ve Hayvan. Sosyal Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin 24.01.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.01.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 31.01.2023 tarih ve 76778 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.01.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/212 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, başvuruya konu ihaleye teklif verildiği, 12.01.2023 tarihli ihale komisyonu kararına göre idareye sunmuş oldukları aşırı düşük teklif açıklamalarının idare tarafından uygun bulunmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan Venüs Sos. Hizm. Taşm. Gıda Med. İnş. Taah. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti.nin üzerinde bırakıldığı, bu kapsamda aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunması gerektiğine ve ihale üzerinde bırakılan isteklinin İdari Şartnamenin 7.1.ı. maddesinde istenilen yeterlik kriterlerini sağlamadığı ve aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmaması gerektiğine ilişkin idareye yapılan şikayet başvurularının reddedildiği,

1) İdareye sunmuş oldukları aşırı düşük teklif açıklamalarının, teklif fiyata dahil olan önemli bileşenler üzerinden Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde belirtilen açıklamalara uygun olarak yapıldığı, idare tarafından açıklamalarının uygun görülmemesindeki gerekçenin taraflarınca anlaşılamadığı ve ilgili mevzuata aykırı olduğu, bu itibarla aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunarak tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği,

2) İhale üzerinde bırakılan Venüs Sos. Hizm. Taşm. Gıda Med. İnş. Taah. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti.nin sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmaması gerektiği, şöyle ki;

a) Araç kiralama, bakım onarım, yedek parça ve lastik maliyetleri açıklaması için fiyat teklifleri ve ekleri tutanakların sunulduğu, ancak fiyat tekliflerinde belirtilen tutanak sayıları ile tutanaktaki sayıların farklı olduğu, bu nedenle sunulan belgelerin geçersiz olduğu,

b) Araçların bakım onarım, lastik ve kiralama giderlerini tevsiken sunulan fiyat tekliflerini veren firmaların fiyat teklifine konu işlerle iştigal etmediğinden sunulan fiyat tekliflerinin mevzuata aykırı olduğu,

c) Fiyat tekliflerinin eki olarak sunulan tutanaklarda yer verilen faturalar ihale tarihinin içinde bulunduğu aydan bir önceki aya yani 2022 yılının 3. dönemine ait olmadığından sunulan belgelerin bu yönüyle de mevzuata aykırı olduğu,

d) İhale konusu işte çalıştırılacak araçların en az 2019 model olması zorunlu olmasına rağmen sunulan fiyat tekliflerinde araç modeline ilişkin herhangi bir belirleme yapılmadığı,  sunulan fiyat tekliflerinin bu yönüyle de mevzuata uygun olmadığı,

e) İhale konusu işte çalıştırılacak araçların yakıt dahil çalıştırılacağı, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yakıt açıklamasında araçların yakıt sarfiyatları ile ilgili herhangi tevsik edici bir belgenin (katalog veya yetkili servis yazısı) sunulmadığı, mevzuata aykırı ve fiyat avantajı sağlanacak şekilde yakıt hesabı yapıldığı, ayrıca, ilgili firma araçların yakıt maliyetlerinin hesaplanmasında EPDK’nın resmi fiyatlarını kullanmış olmasına rağmen, almış olduğu fiyatın ihale tarihinden sonraki fiyat olduğu, bu nedenlerle anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun bulunmaması gerektiği,

f) Araçların temini ile ilgili olarak bazı araçların öz mal oldukları belirtilmesine rağmen demirbaş kayıt defteri fiyatları üzerinden işin süresine uygun olarak 3 yıllık amortisman giderinin hesaplanmadığı,

g) Araçların bakım onarımları ile ilgili sunulan fiyat teklifi ile eki tutanağında belirtilen bileşenlerin aynı olmadığı, fiyat teklifinde genel olarak bakım onarım maliyeti denilmesine rağmen tutanakta ise bakım onarım alt bileşenlerine yer verildiği,

h) Araçların bakım onarım, lastik ve kiralama fiyat tekliflerinde sadece 1 adet araç üzerinden teklif alındığı, dolayısıyla tek araç üzerinden yapılan hesaplamaların mevzuata aykırı olduğu, bu nedenlerle ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığı,

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci ve 2’nci iddialarına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde, “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

b) İhale, aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemleri yapılmaksızın sonuçlandırır.

c) Aşırı düşük teklif sınır değerinin altında teklif sunan isteklilerin teklifi açıklama istenmeksizin reddedilir.

(3) Yaklaşık maliyeti Kanunun 8 inci maddesinde öngörülen eşik değerin yarısına eşit veya bu değerin üzerinde olan ihalelerde, ikinci fıkranın (a) bendinin kullanılması zorunludur…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “…(10)İhale komisyonu tarafından 59 uncu madde kapsamında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:…

b) Aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları istenir. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri veya aşırı düşük teklif açıklamasını sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde;

1) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

2) Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir.

3) Sınır değerin altındaki tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülmeyerek tekliflerin tümünün reddedilmesi halinde, teklif fiyatı sınır değerin üzerinde olan ve ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerinden, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmaları istenerek (a) bendindeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır…” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “… 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. 

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: EÜAŞ DİCLE VE YÖRESİ HES İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ PERSONEL TAŞIMA HİZMET ALIMI İŞİ

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

a) 3(üç) adet 19+1(yirmi kişilik) mesai saatleri için personel taşıma aracı

b) 1(bir) adet 19+1(yirmi kişilik) öğlen yemeği için personel taşıma aracı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: DİCLE VE YÖRESİ HES İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Yüklenici teklif fiyatına işçilik giderleri, işçi eğitim giderleri, malzeme-teçhizat, araçlara ait her türlü giderler (yedek parça, bakım-onarım, yağ, lastik, akü vb. gibi her türlü sarf malzemesi, trafik ve karayolu taşıma mevzuatı kapsamında gerekli tüm plaka, belge ve bilgiye ait masraflar, her türlü zorunlu sigorta ve vergiler, kasko vb. sair masraflar) ile resim, harç gibi masrafları dahil edecektir…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

12.01.2023 tarihli ihale komisyonu kararı incelendiğinde başvuruya konu ihaleye 13 istekli tarafından teklif sunulduğu, ihaleye teklif sunan 9 isteklinin sunmuş oldukları yeterlik bilgileri tablolarında beyan edilmesi gereken belge ve bilgilerin eksik ve uygun olmadığı gerekçeleriyle söz konusu isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, kalan 4 isteklinin tekliflerinin sınır değerin altında olduğu, idare tarafından söz konusu isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması yapılmasının istenildiği;  Es Güney Tur Turizm Taşıma Oto. Gıda Tem. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından aşırı düşük teklif açıklaması yapılmadığı gerekçesiyle, Rızgar Kurumsal Hizmetler Turizm İnş. Gıda Elek. Elktr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunmuş olduğu açıklama ile bu işin teklif edilen fiyatla yapılmasının mümkün olmadığı gerekçesiyle, başvuru sahibi Bingöl Taşımacılık İnş. Akar. Tar. ve Hay. Sos. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının uygun olmadığı gerekçesiyle anılan 3 isteklinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan tek geçerli teklif konumundaki Venüs Sos. Hizm. Taşm. Gıda Med. İnş. Taah. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

Söz konusu ihale komisyonu kararının EKAP üzerinden 16.01.2023 tarihinde isteklilere tebliğ edildiği, başvuru sahibinin 24.01.2023 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarenin 26.01.2023 tarihli işlemi ile şikâyeti uygun bulmadığı, idarenin kararının 26.01.2023 tarihinde başvuru sahibine bildirildiği, başvuru sahibi tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine idarece alınan kararın tebliğinden itibaren 10 günlük süre beklenilmeden 31.01.2023 tarihinde idare ile ihale üzerinde bırakılan Venüs Sos. Hizm. Taşm. Gıda Med. İnş. Taah. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti.nin sözleşme imzaladığı görülmüştür.

İdare tarafından 30.12.2022 ve 02.01.2023 tarihlerinde başvuru sahibi istekli dahil sınır değerin altında teklif sunan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması yapılmasının talep edildiği, söz konusu yazıda “Personel Servis Taşıma Hizmet Alım İşine verdiğiniz teklifin ihale komisyonu tarafından değerlendirilmesi için Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği Madde 59-2 gereği yazılı olarak açıklama yapmanız gerekmektedir. Açıklamanızı 05.01.2023 tarihi mesai bitimine kadar açıklamanızı sunmanız gerekmektedir. Bu süreden sonra sunulan açıklamalar kabul edilmeyecektir.” ifadelerine yer verildiği, ancak aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerine ilişkin herhangi bir belirleme yapılmadığı görülmüştür. Bununla birlikte söz konusu yazıda idarece sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin yeterlik bilgileri tablolarında beyan ettikleri bilgi/belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenlerin idareye sunulmasının istenilmediği tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 59/A maddesinin 10’uncu bendindeki hükümlerden, aşırı düşük teklif açıklaması istenen ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgelerin sunulmasının istenileceği hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2’inci maddesinde yer alan açıklamalardan, idareler tarafından ihalede sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenilip aşırı düşük teklif açıklamaları değerlendirildikten sonra ihalenin sonuçlandırılacağına ilişkin düzenleme yapılması halinde, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirlenerek söz konusu teklif bileşenlerine ilişkin olarak ayrıntılı açıklama istemeleri ve belirlenen önemli teklif bileşenlerinin bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde olması gerektiği anlaşılmaktadır.

Yapılan inceleme neticesinde, idare tarafından sınır değerin altında teklif sunan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgelerin sunulmasının istenilmediği ve sınır değerin altında teklif sunan isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği görüldüğünden, başvuruya konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuatta yer verilen usule uygun yapılmadığı anlaşılmıştır. Bu kapsamda idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin açıkça ve net olarak belirtilmek suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi ve aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin yeterlik bilgileri tablolarında beyan ettikleri bilgi/belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenlerin idareye sunulmasının gerektiği sonucuna varılmıştır.