EKAP üzerinden e-şikâyet başvurusu düzenlenmesi durumunda, ihaleyi yapan idareye gitmeden elektronik ortamda EKAP üzerinden idareye şikâyet başvurusu yapılabilecektir. Böylece şikâyet başvurularının taşıması gereken şekil unsurlarına ilişkin yapılan hataların önüne geçilmiş olacak ve hak kayıpları önlenecektir. Sürece ilişkin olarak idarelerin ve aday, istekli veya istekli olabileceklerin faydalanabileceği eğitim videosu ve yardım kılavuzlarına aşağıdaki linklerden erişim sağlanabilecek olup ayrıca dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
İdarelerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar
– Aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından EKAP üzerinden e-imza kullanarak oluşturulan e-şikâyet dilekçesi ve ekleri idarelerin kullandığı EKAP ana sayfasında Şikâyetler başlığı altında görüntülenebilecektir.
– İdareye gelen e-şikâyet başvurusunun içeriğini, EKAP’ta Satın Alma Sorumlusu rolüne sahip idare kullanıcıları kendi bilgisayarına indirebilecektir.
– İdareye e-şikâyet başvurusu olduğunda EKAP’ta Satın Alma Sorumlusu rolüne sahip idare kullanıcılarına e-mail olarak bildirim gönderilecektir.
– EKAP’ta görüntülenen e-şikâyet dilekçesi ve eklerinin çıktısı alınarak İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların yapılacağı yerler” başlıklı 9’uncu maddesinin dördüncü fıkrası gereğince başvuru dilekçelerinin derhal kaydı yapılarak ilgili işlemlere devam edilmelidir. Şikayet başvuru tarihi olarak, e-şikayet başvurusu yapıldığına dair gönderilen e-mail içinde yer alan “E-Şikayetin Gönderildiği Tarih” bilgisi dikkate alınmalıdır.
– Şikâyet başvurularına verilen cevabın idare tarafından imzalanmış halinin EKAP’a yüklenmesi gerekli olup “şikâyete cevap tebligatı” kullanılarak ilgili kişilere söz konusu cevabın bildirimi yapılmalıdır.
Aday, İstekli veya İstekli Olabileceklerin Dikkat Etmesi Gereken Hususlar
– Kullanıcı adı ve şifre ile EKAP’a giriş yapıldıktan sonra açılan ana sayfada yer alan E-şikâyet bağlantısına tıklanarak e-şikâyet başvurusu işlemleri başlatılmalıdır.
– “E-şikâyet Düzenleme Yetkilisi” rolüne sahip kullanıcı EKAP üzerinden e-imza kullanarak e-şikâyet başvurusu düzenleyebilecektir. Bu nedenle, platform sorumlusu rolüne sahip kişi tarafından “E-şikâyet Düzenleme Yetkilisi” rolüne atama yapılmalıdır
– E-şikâyet düzenleme yetkilisi rolüne münferit veya müştereken atama yapılabilecektir. Müşterek olarak yetkilendirilen kullanıcılar farklı bilgisayarlardan e-şikâyet başvurusunu e-imza kullanarak imzalayabilecektir.
– İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesi gereğince, e-şikayet dilekçesi ekine ilgisine göre EKAP’ın entegrasyon aracılığı ile sağladığı temsile yetkili olunduğuna dair belge (ilgili ticaret sicil gazetesi bilgileri veya vekaletname) ilgisine göre eklenmelidir. Ayrıca, İlana ve ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik başvurularda, şikâyet dilekçesi ekine ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğine ilişkin belge (Esnaf ve sanatkârlar oda kayıt belgesi gerçek kişiler için) veya belgeye ait bilgiler (Ticaret sicil gazetesi bilgileri) dilekçe ekine eklenmelidir. EKAP üzerinden e-şikâyet başvuruları e-imza kullanılarak yapılacağı için dilekçe ekine imza beyannamesi/imza sirküleri eklenmesine gerek yoktur.
– Varsa şikâyet konusu ile ilgili diğer bilgi ve belgeler taranarak dilekçe ekine yüklenmelidir.
– Ortak girişim adına yapılacak şikâyet başvurularında İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin sekizinci fıkrası gereğince başvurulara, ortak girişim beyannamesinin veya sözleşmesinin, özel ortak tarafından yapılan başvurularda ayrıca özel ortağa temsil yetkisi verildiğine ilişkin belgenin eklenmesi gerekir. Ancak teklif zarfı içerisinde bu belgelerin bulunması durumunda, dilekçe ekinde söz konusu belgeler aranmaz.
Bu kapsamda,
- E-ihalelerde ortak girişim beyannamesi EKAP üzerinden e-imza kullanarak oluşturulduğu için pilot/koordinatör ortak bu belgeyi dilekçeye eklemeden ortak girişim adına e-şikâyet başvurusu düzenleyebilecektir.
- Elektronik olarak yapılmayan ihalelerde ise idareler tarafından EKAP’ta teklif değerlendirmenin 1.oturumunda ortak girişime ait bilgiler kaydedilmekte olup teklif zarfı içinde ortak girişim beyannamesinin sunulup sunulmadığı bu bilgiler içinde yer almaktadır. Bu yüzden ortak girişimlerin teklif zarfı içinde ortak girişim beyannamesini sunması önem arz etmektedir.
- E-şikâyet uygulamasının ilk sürümünde ortak girişimler adına pilot/koordinatör ortak EKAP üzerinden e-şikâyet başvurusu yapabilecektir. Daha sonraki sürümlerde tüm ortaklar ve noter onaylı temsil yetkisi olması halinde özel ortak ta e-şikâyet başvurusu düzenleyebilecektir.
- E-şikâyet uygulamasının ilk sürümünde elektronik olmayan ihalelerde, ortak girişimlerin teklif zarfı içinde ortak girişim beyannamesini sunmaması durumunda e-şikâyet başvurusu düzenlenemeyecektir.
