Belgelerin Sunuluş Şekline Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Hale Getirilmesine Yol Açacak Bir Belge Tamamlatmanın İdarece Yapılamayacağı – Değerlendirme Dışı Bırakılma
Karar No : 2020/UM.II-1990
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2020/407675 İhale Kayıt Numaralı “Kamera İzleme Platformu ve Görüntü Analiz Sistemi Oluşturulması İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
İstanbul Büyükşehir Belediyesi Başkanlığı Elektronik Sistemler Müdürlüğü tarafından 05.10.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kamera İzleme Platformu ve Görüntü Analiz Sistemi Oluşturulması İşi” ihalesine ilişkin olarak İnfodif Yazılım ve Bilişim Teknolojileri San. ve Tic. A.Ş.nin 22.10.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.10.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.11.2020 tarih ve 49117 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.11.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/1709 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, şikâyete konu “Kamera izleme Platformu ve Görüntü Analiz Sistemi Oluşturulması İşi” ihalesinde 19.10.2020 tarihli ihale komisyonu kararı ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının öğrenildiği,
1) “Birim fiyat teklif cetvelinin 3 ve 4’üncü satırında düzenlenen iş kalemleri için istenilen katalog ve datasheetlerin yabancı dilde düzenlendiği ve Türkiye’de bulunan yeminli tercümanlar tarafından Türkçeye tercümelerinin yapılarak idareye teslim edilmediği, bunun da İdari Şartname’nin 7.7.5.1.1’inci maddesine aykırı olduğu” gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarece verilen şikayete cevapta ise “İdari Şartname’nin 7.9.1. maddesi gereğince, belgeyi düzenleyenden bağımsız olarak teklifi oluşturan tüm belgelerin Türkçeye tercüme edilmiş olması” gerektiğinin ifade edildiği, ancak İdari Şartname’nin 7.7.5.1.1’inci maddesi incelendiğinde tercümesi istenilen belgelerin doğrudan istekli tarafından düzenlenen belgeler olduğu, söz konusu düzenlemeye farklı anlamlar yüklemenin mümkün olmadığı, iki farklı belgeden söz edilmediği için “veya” bağlacı yerine “ve” bağlacının kullanıldığı, bir belgenin tercümesinin gerekli olması için hem istekli tarafından sunulmuş olması hem de kendisi tarafından düzenlenmiş olması gerektiği, bu bağlamda belgeyi sunan ile düzenleyenin farklı olması halinde herhangi bir şekilde tercüme zorunluluğunun getirilmediği, idarece tercümeleri istenen belgelerin kendilerince düzenlenen belgeler olmadığı, tamamıyla teknik ifadelerden oluşan belgelerin teknolojik alanda kullanılan terimlerden ibaret olduğu, bu terimlerin her dilde aynı şekilde kullanıldığı, örneğin; internet protokolü anlamında kullanılan (IP) ve bir bilgiyi içeren kayıt anlamında kullanılan (data) kelimelerin de idarenin hazırlamış olduğu şartnamede Türkçe olmadığı, bu ifadelerin günlük hayatta dahi kullanılan ve Türkçeye girmiş ifadeler haline geldiği, teknik ifadeler olduğundan okuyanda yabancı dil izlenimi vermediği, öte yandan idarece bu belgenin bir eksiklik olarak değerlendirilmesi halinde teklifin doğrudan değerlendirme dışı bırakılmasına mevzuatın imkan vermediği, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesinde yer alan hüküm gereğince, teklifin tercüme eksikliği nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması yerine bu eksikliğin giderilmesinin istenmesi gerektiği,
…
1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.
Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 8’inci maddesinde “8.1. Belgelerin sunuluş şekline ilişkin düzenlemeler, Uygulama Yönetmelikleri ile tip şartnamelerin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı maddelerinde yer almaktadır.
…
8.2.4. İdareler, ön yeterlik şartnamesinin veya idari şartnamenin düzenlenmesi sırasında ihale işlemlerinin etkin bir şekilde sürdürülebilmesi ve bürokratik işlemlerin azaltılması için yurtdışından temin edilmiş teknik doküman, kişisel beyan gibi resmi makamlarca düzenlenmeyen belgelerin tasdik işleminden muaf olduğuna ilişkin düzenlemeler yapabilirler.
8.3. İdareler, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Tekliflerin dili” başlıklı maddesini ihale konusu alımın niteliğini göz önünde bulundurmak suretiyle uygun seçeneği esas alarak düzenleyeceklerdir. İdareler, teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer dokümanların Türkçe olacağı ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin Türkçe tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli olacağına ilişkin bir düzenleme yapabilecekleri gibi, sadece belirli belgelerin yabancı dilde sunulmasına imkan verebilirler. İhale işlemlerinin etkin ve sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi ve hukuki sorunların yaşanmaması için yabancı dilde sunulmasına imkan verilen belgelerin teknik dokümanlar, kişisel beyanlar gibi belgelerle sınırlı tutulmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir.” açıklaması,
Anılan Tebliğ’in “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması yer almaktadır.
İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;
…
Yukarıda aktarılan ilgili mevzuat hükümleri ve doküman düzenlemeleri bir arada değerlendirildiğinde, idarelerin, İdari Şartname’nin “Tekliflerin dili” başlıklı maddesini ihale konusu alımın niteliğini göz önünde bulundurmak suretiyle uygun seçeneği esas alarak düzenleyebilecekleri, bu bağlamda idarelerin, teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer dokümanların Türkçe olacağı ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin Türkçe tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli olacağına ilişkin bir düzenleme yapabilecekleri gibi, sadece belirli belgelerin yabancı dilde sunulmasına imkân verebilecekleri anlaşılmaktadır.
İhaleyi gerçekleştiren idare tarafından ise, İdari Şartname’nin “Tekliflerin dili” başlıklı 7.9’uncu maddesinin, teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer dokümanın “Türkçe” olması gerektiği, başka bir dilde sunulan belgelerin, ancak “Türkçe” onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacağı şeklinde, anılan Şartname’nin 7.7.5.1.1’inci maddesinin ise yerli istekliler tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanmasının zorunlu olduğu şeklinde düzenlendiği görülmektedir.
Ayrıca, İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde birim fiyat teklif cetvelinde yer alan 1 nolu “kamera ortak platform merkez yazılımı”, 3 nolu “video analiz donanımı ve yazılımı tip 1” ve 4 nolu “video analiz donanımı ve yazılımı tip 2” kalemlerin katalog ve/veya datasheetlerinin teklif dosyası kapsamında sunulması gerektiği düzenlenmiştir.
Yapılan incelemede, idare tarafından başvuru sahibine ait teklifin “3 ve 4 nolu kalemeler için istenilen katalog veya datasheetlerin yabancı dilde düzenlendiği ancak onaylı tercümelerinin sunulmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.
Bu çerçevede, başvuru sahibi İnfodif Yaz. ve Bil. Tekn. San. ve Tic. A.Ş. tarafından birim fiyat teklif cetvelinin 3 ve 4 nolu kalemlerine ilişkin sunulan katalog ve datasheetlerin yabancı dilde düzenlenmiş olduğu ve söz konusu belgelerin Türkçe tercümelerinin teklif dosyası kapsamında sunulmadığı tespit edilmiştir.
Bu itibarla, söz konusu belgelerin İdari Şartname düzenlemelerine aykırı olarak sunulduğu görülmüş olup yabancı dilde sunulan belgelerin Türkçe tercümeleri sunulmaksızın yeterlik değerlendirmesinde kullanılmayacağı anlaşılmıştır.
Öte yandan, başvuru sahibi tarafından söz konusu hususun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmesi gerektiği iddia edilmekte ise de, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bulunan bilgi eksikliğinin idarece isteklilerden bu eksik bilgilerin istenilmesi ile giderileceği açık olmakla birlikte belgelerin sunuluş şekline uygun olmayan belgelerin uygun hale getirilmesine yol açacak bir belge tamamlatmanın bu kapsamda değerlendirilemeyeceği anlaşılmıştır. Dolayısıyla, idarece yapılan değerlendirme dışı bırakma işleminin yerinde olduğu ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.
