Aşırı Düşük Teklif Açıklama Yazısının Ana Başlıklar Altında Yer Alan Alt Başlıklardaki Kalemlere Ait İbarelerin Hangi Teklif Bileşeni Veya Bileşenlerini İşaret Ettiği Hususunda Belirsizlik Bulunması
Karar No : 2021/UH.II-786
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2020/718306 İhale Kayıt Numaralı “Akıllı Ücret Toplama Sistemi İşletim” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
ESHOT Genel Müdürlüğü tarafından 22.01.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Akıllı Ücret Toplama Sistemi İşletim” ihalesine ilişkin olarak E-Kent Geçiş Sistemleri ve Biletleme Teknolojileri A.Ş.nin 22.02.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.03.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 15.03.2021 tarih ve 13624 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.03.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2021/495 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
2) İdare tarafından 12.02.2021 tarihinde gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında 40 ayrı gider kaleminin önemli maliyet bileşeni olarak belirlendiği, ihale dokümanındaki önemli önemsiz, büyük küçük tüm maliyet unsurlarının hiçbir ayrım gözetilmeksizin önemli maliyet bileşeni olarak kabul edildiği, ayrıca sözleşme giderleri başlığı altındaki “teminat vs.” ibaresiyle niteliği tamamen belirsiz unsurlar için dahi aşırı düşük teklif açıklamasının istenildiği, bu durumun 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesi ile Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 59’uncu maddesinde yer alan ihale komisyonunun teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği hükmünün lafzına ve amacına aykırı olduğu, Kanun hükmü dikkate alınmak suretiyle hazırlanan Kamu İhale Genel Tebliği’nin 45.1.2’nci maddesinde yapım işi ihalelerinde açıklama istenecek önemli maliyet bileşenlerinin, yaklaşık maliyetin %80’lik bölümünü oluşturan iş kalemleri/gruplarına ait analizlerde yer alan ve tutarı kar ve genel giderler hariç analiz toplamının %3’ünden fazla girdilerden oluşacağının ifade edildiği, şikayete konu ihalenin bir yapım işi olmadığı, ancak Kanun’un 38’inci maddesindeki “önemli maliyet bileşenleri” düzenlemesinin hem yapım işleri hem de hizmet alımları için geçerli olduğu, bu çerçevede, hizmet alımı ihalelerinde de maliyet bileşenlerinden önemli olanlarının belirlenerek sadece bu bileşenler için açıklama istenmesi gerektiğinin anlaşıldığı, söz konusu bileşenler belirlenirken ihale konusu işin niteliği ve özellikleri ile ihale dokümanındaki düzenlemelerin esas alınması gerektiği,
İhale konusu işin esasında, idareye ait toplu taşıma araçlarında kullanılacak elektronik ücret toplama sistemine ait donanımların ve bu donanımlar üzerinde çalışacak yazılımların temini ve bunların sözleşme süresi boyunca işler halde tutulması olduğu, bu kapsamda ihaleye konu işin temel unsurlarının, donanım, yazılım ve sistemin işler halde tutulmasını sağlamakla görevli personelden oluştuğu, ancak teklifte önemli olan bileşenlerin, ihale konusu işin nitelik ve özelliği göz önünde bulundurulmadan tüm bileşenleri kapsayacak şekilde belirlendiği, bu çerçevede yazılım güncellemelerinin, internette herkesin ücretsiz kullanımına açık bulunan dokümantasyon hazırlama aracı/yazılımının, zafiyet tarama uygulamalarının, şartnamede sınırları belli olmayan, ihtiyaç halinde alınacak ek donanım ve yazılımların, yıllık maliyeti 10.000,00 TL’yi dahi bulmayan SSL güvenlik sertifikalarının bile önemli maliyet bileşeni olarak nitelendirildiği, ayrıca söz konusu hizmetin klasik bir hizmet alımı niteliğinde olmadığı, teklif alma yöntemindeki farklılığın dahi bunu net bir şekilde ortaya koyduğu, bu nedenle önemli bir kısmının içeriği ve maliyeti belirsiz olan çok sayıda alt bileşenden oluşan söz konusu hizmet alımı ihalesinde amacına uygun ve sağlıklı bir şekilde açıklama yapılabilmesi ve bu açıklamanın objektif bir biçimde değerlendirilebilmesi için ihale konusu işin ifası ve fiyatlandırma açısından gerçek anlamda önem arz eden donanımlar ve yazılımlar ile işletme sürecindeki personel gideri bileşenleri esas alınması gerekirken, niteliği itibarıyla açıklamaya uygun olmayan belirsiz unsurlar içeren bileşenler de dahil olmak üzere 40 ayrı bileşenden oluşan işin tamamı için açıklama istenilmesinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesi ile Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 59’uncu maddesine aykırı olduğu, dolayısıyla kendilerinden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi yönünde düzeltici işlem belirlenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.
…
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.
İhale komisyonu;
a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi
79.1. Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer aşağıdaki kurallara göre tespit edilir.
79.1.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı sınır değer olarak kabul edilir.
79.1.2. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde sınır değer;
SD: Sınır değeri,
YM: Yaklaşık maliyeti,
n: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif sayısını,
T1, T2, T3….Tn: İhalenin ilk oturumunda teklif mektubu ve geçici teminatı usulüne uygun olduğu anlaşılan (Ek ibare: 29.06.2017-30109 R.G./2. md.) ve teklif tutarı yaklaşık maliyetin yüzde 60’ından düşük ve yaklaşık maliyetten yüksek olanlar dışındaki isteklilerin teklif bedellerini,
R: Sınır Değer Tespit Katsayısını
79.1.3. 79.1.2 nci maddede yer alan R değeri her yıl 1 Şubat tarihinden geçerli olmak üzere Kurum tarafından belirlenir ve ilan edilir. İhalenin konusu veya işin niteliğine göre Kurum tarafından farklı R değerleri belirlenebilir.
79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.
79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması,
İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;
a) Adı: Akıllı Ücret Toplama Sistemi İşletim
b) Miktarı ve türü: 36 ay süreli Akıllı Ücret Toplama Sistemi İşletim Hizmetinin miktarı ve türü Teknik Şartnamede belirtilmiştir. Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
c) Yapılacağı yer: İzmir Büyükşehir Belediyesi sınırları içinde…” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.
33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;
a) Verilen hizmetin ekonomik olması,
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,
c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,
gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesine göre idarenin, teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak istemesi gerekmektedir. Ayrıca hizmet alımı ihalelerine ilişkin olarak Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde, aşırı düşük tekliflerin sorgulanmasına ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu açıklanmıştır.
Yapılan incelemede, idare tarafından sınır değerin altında teklif sunan E-Kent Geçiş Sistemleri ve Biletleme Teknolojileri A.Ş.ye 12.02.2021 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında “…İhale Komisyonu tarafından;
Firmanızın sunduğu teklif ile ilgili, Kamu İhale Kurumunun internet sitesinde bulunan Sınır Değer Hesaplama aracı kullanılmak suretiyle yapılan hesaplamada, teklifinin sınır değerin altında olması nedeniyle, firmanızın teklifi aşırı düşük teklif olarak tespit edilmiştir.
İhale Komisyonu tarafından;
Firmanızın teklifinin “Sınır Değer” in altında olması nedeniyle, ekte maddeler halinde belirtilen “teklifte önemli kabul edilen maliyet bileşenlerinin” detaylarıyla sorgulanmasına ihale komisyonunca ihtiyaç duyulmuştur.
Firmanızın teklif kapsamında sunduğu ve ekte ifade edilen “teklifte önemli kabul edilen maliyet bileşenleri” ile ilgili ayrıntılı bir açıklama yapılması, yapılacak açıklamanın yazımızın tebliğ tarihini izleyen 5 (beş) iş günü içerisinde İdaremiz kayıtlarında olacak şekilde gönderilmesini rica ederim.” ifadelerine yer verildiği, söz konusu yazı ekinde yer alan önemli maliyet bileşenlerinin “A.DONANIMLAR:
1.Validatör,
2.Sürücü Kontrol Paneli
3.Denetim Cihazı
4.Harddisk
5.TVM
6.SAM Kart
7.Dolum Cihazı
8.SAM Kart Yuvası Olan Kart Okuyucu
B. YAZILIM GÜNCELLEMELERİ:
1.SAM Kart Üretim Yazılımı,
2.İzmirim Kart Formatlama Yazılımı.
3.Ulaşım Kart Uygulaması (UKART) Yazılımı
C. YAZILIMLAR
1.Merkezi AÜTS Yazılımı,
2.Validatör Yazılımı,
3.Dolum Cihazı Yazılımı,
4.Denetim Cihazı Yazılımı,
5.Bayi Denetim Mobil Uygulaması Yazılımı,
6.Kart Bilet Dolum Ve Satış Otomat Yazılımları(TVM),
7.Kart Kişileştirme Yazılımları. Proje Takip Sistemi Yazılımı,
8.Arıza Bildirim Ve Takip Sistemi Yazılımı,
9.Dokümantasyon Hazırlama Aracı/Yazılımı,
10.Kod Barındırma Servisi (SVN vb.).
11.Sunucu Güvenlik Yazılımları.
12.SSL Güvenlik Sertifikaları,
13.Entegrasyonlar,
D.SİSTEM KURULUMU HİZMETİ/SÜRECİ:
1.Donanım Montajları,
2.Bayi Pos Kurulumları,
3.Merkezi Sistem Kurulumları,
E. İŞLETME SÜRECİ:
1.Bayi Komisyon Giderleri,
2.Personel,
3.Araç,
4.Yakıt,
5.Ofis,
6.Data Hattı ve İletişim,
7.Zafiyet Taraması Gideri,
8.Ek Donanımlar ve Lisanslar,
F.SÖZLEŞME GİDERLERİ
1.Damga vergisi,
2.Karar pulu,
3.KİK payı,
4.Eğitim Giderleri,
5.Teminat, vs.”
şeklinde belirlendiği görülmüştür.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinin irdelenmesinden; ihale komisyonu tarafından sınır değer hesaplaması yapılmasından sonra teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklaması talep edileceği, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenilmesine ilişkin yazıda isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin idarenin takdir yetkisi kapsamında olmak üzere bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu, bu kapsamda idare tarafından “A.Donanımlar”, “B.Yazılım Güncellemeleri”, “C. Yazılımlar”, “D.Sistem Kurulumu Hizmeti/Süreci”, “E.İşletme Süreci”, “F.Sözleşme Giderleri” başlığı altında 40 farklı kalem için açıklama talep edildiği, bu şekilde bir belirleme yapılmasının idarenin takdir yetkisi kapsamında değerlendirilebileceği, ancak, aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında ana başlıklar altında yer alan alt başlıklardaki kalemlere ait ibarelerin hangi teklif bileşeni veya bileşenlerini işaret ettiği hususunda belirsizlik oluşturduğu, bahse konu aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısının bu haliyle, aşırı düşük teklif açıklamasının hazırlanması, değerlendirilmesi ve incelenmesini mümkün kılmadığı, anılan nedenlerle ihale komisyonu tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşeni veya bileşenlerinin isteklileri tereddüde düşürmeyecek şekilde belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.
Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale komisyonu tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşeni veya bileşenlerinin, somut ve net bir şekilde aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,
Oybirliği ile karar verildi.
