Karar No : 2020/UH.I-664
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2019/701542 İhale Kayıt Numaralı “2020 Yılı Tanıtım Materyalleri ve Baskı İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Buca Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından 20.01.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2020 Yılı Tanıtım Materyalleri ve Baskı İşi” ihalesine ilişkin olarak Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 17.02.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.02.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.03.2020 tarih ve 11729 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2020/442 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
…
3) Şikâyete konu ihaleye sundukları tekliflerinin, banka referans mektubunun teklif dosyasında olmaması sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak teklif dosyalarında banka referans mektubunu teyit yazısının yer aldığı, bu itibarla anılan teyit yazılarının ancak banka referans mektubunun varlığı halinde alınabileceği, hal böyleyken söz konusu teyit yazısının dikkate alınmayarak ihale komisyonunca tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmayacağı,
4) Teknik Şartname’nin 6.11, 6.7, 6.9 ile 7.17’nci maddelerinde yer alan düzenlemelerin açıklanması gerektiği, dolayısıyla yapılmayan açıklamalar sonucunda tekliflerin sağlıklı hazırlanmamasına sebebiyet vereceği, ayrıca ihaleye katılma şartı olarak TSE Hizmet Yeterlilik Belgelerinin istenilmemesi gerektiği,
5) Başvuruya konu ihaleye katılan isteklilerden ikisinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, tek geçerli teklifin tutarının ise yaklaşık maliyete yakın olduğu, yaklaşık maliyete yakın teklifin idare tarafında geçerli teklif olarak kabul edilmesinin 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelere aykırı olduğu, bu çerçevede söz konusu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sağlıklı bir fiyat yarışması sonucunda ortaya çıkmadığı, sonuç olarak ihalede rekabet ilkesinin sağlanmadığı iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
…
3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,
Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.
Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bankalardan temin edilecek belgeler” başlıklı 34’üncü maddesinde “(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye’de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.
(2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:
a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10’undan az olamaz.
b) Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde; aday veya isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, yaklaşık maliyetin % 5’i ile % 15’i aralığında idare tarafından belirlenecek parasal tutardan az olamaz.
c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.
…
(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur.” hükmü,
Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,
a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,
b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir…” açıklaması,
İdari Şartname’nin “Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.4’üncü maddesinde “…7.4.1 İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10’undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.
Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir…” düzenlemesi yer almaktadır.
Banka referans mektupları, ilgilinin talebi üzerine, bankalar nezdindeki mevduat ve kredi durumunu göstermek üzere, bankalarca düzenlenmekte ve düzenlendiği tarih itibariyle ilgilinin bankalar nezdindeki ödeme gücünü ve kredibilitesini göstermektedir.
Yapılan incelemede ihale komisyonu tarafından 20.01.2019 tarihinde düzenlenen Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında başvuru sahibi Mediform Ambalaj Mat. ve Reklam San. Tic. Ltd. Şti.ye ilişkin açılan satırda, banka referans mektubunun teklif dosyasında bulunmadığı tespit edilmiştir.
İdarece şikâyet başvurusu üzerine alınan kararda ise anılan istekli tarafından banka referans mektubunun teklif dosyasında bulunmadığı, ayrıca anılan isteklinin teklif dosyasında Türkiye İş Bankası A.Ş. tarafından düzenlenen 17.01.2020 tarih ve 3393/46 numaralı “Şube teyit yazısı”nın sunulduğu ifade edilmiştir.
Başvuru sahibinin teklif dosyasında yapılan incelemede banka referans mektubunu sunulmadığı, sunulan belgelerden, başvuru sahibi tarafından banka referans mektubuna ilişkin olarak sundukları iddia edilen belgede,
“Buca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü
Akçay Cad./İzmir Şubemiz müşterilerinden, “Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam San. ve Tic. Ltd. Şti”firması lehine “2020 yılı Tanıtım materyalleri ve Baskı işi” için adı geçen Şubemizce verilen 15.01.2019, 3393/46 sayılı referans mektubunda;
Serbest Mevduat: Değişken
Kullanılmamış Nakit Kredisi: 76.573,53 TL
Kullanılmamış Gayrinakdi Kredisi: 222.200 TL
olduğunu teyiden bildiririz.
Türkiye İş Bankası A.Ş.
Akçay Cad./İzmir…” ifadelerinin olduğu ve müdür ve yetkili unvanlı iki kişi tarafından imzalandığı görülmüştür.
Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, ihale dokümanında teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve eklerinin idarelerce tamamlatılmayacağı, sadece isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılabileceği anlaşılmaktadır.
Bu çerçevede, başvuru sahibi Mediform Ambalaj Matbaacılık Reklam. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyasında banka referans mektubun yer alan bilgilerin tevsiki için 1 adet belgenin sunulduğu, söz konusu belgenin KİK024.0/Y standart form numaralı banka referans mektubuna uygun olmadığı, bahsi geçen belgede yer alan ifadelerden asıl belgenin 15.01.2019 tarihli ve 3393/46 sayılı banka referans mektubu olduğu ancak anılan istekli tarafından da bu belgenin teklifi kapsamında sunulmadığı, basiretli tacir olarak hareket etme yükümlülüğü doğrultusunda, teklif kapsamında sunulacak belgelerin sunuluş şekline uygun biçimde tam ve eksiksiz olarak temin edilmesi hususunda nihai sorumluluğun isteklilerde olduğu, aksine bir kabulün isteklilerin teklif hazırlamada gerekli özeni ve sorumluluğu gösterme yükümlülüklerinin bir kenara bırakılması anlamını taşıyacağı dikkate alındığında, söz konusu istekli tarafından teklifi kapsamında mevzuatta ve ihale dokümanında belirtilen nitelikte bir banka referans mektubu sunulmamış olduğu görüldüğünden ve teklif kapsamında sunulmayan belgeye ilişkin olarak ise herhangi bir teyit yahut bilgi tamamlatma uygulamasına gidilemeyeceğinden anılan isteklinin idare tarafından değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.