Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgileri Ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin İş Ortaklığının Özel Ortağı Tarafından Sunulmamış Olması İhaleye Katılım İçin Belgenin Sunulmadığı Gerekçesi İle Değerlendirme Dışı Bırakılma Sonucunu Doğurur
Karar No : 2021/UH.II-880
BAŞVURUYA KONU İHALE:
2021/12557 İhale Kayıt Numaralı “İdaremiz İlan, Reklam ve Tanıtım Hizmeti Alım İşi” İhalesi
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
T.C. Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Toplu Konut İdaresi Başkanlığı tarafından 16.02.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İdaremiz İlan, Reklam ve Tanıtım Hizmeti Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Dinamik Event Organizasyon Tic. A.Ş. – Turveb Turizm Otelcilik İnş. Taş. Rek. Tic. ve San. Ltd. Şti. İş Ortaklığı’nın 18.03.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.03.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.04.2021 tarih ve 17794 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.04.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2021/631 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,
1) İhalede özel ortak tarafından Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin teklif dosyasında sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının haksız olduğu; zira bu belgenin sunulmasındaki amacın Ticaret Sicil Gazetesindeki son durum bilgilerini tevsik etmek olduğu dikkate alındığında, özel ortak tarafından teklif dosyasında sunulan ticaret sicil gazetesi ile imza sirkülerinden şirketi temsile yetkili ortakların ve yönetimdeki görevlilerin kimler olduğunun açıkça anlaşılabildiği, ayrıca özel ortağın bahsedilen standart formu sunmasa da tüzel kişi ortaklarının adlarını ve hisse oranlarını içeren liste formunu da teklif kapsamında sunduğu; kaldı ki Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 38’inci madde hükmü çerçevesinde sunulan diğer belgeler üzerinden ortaklık bilgilerine EKAP ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarının internet sayfasından sorgulanarak kolayca ulaşılabileceği, İdari Şartname’nin 7.7.1.1’inci maddesinde bu yönde düzenleme bulunduğu; ortaklık yapısına ilişkin olarak sunulan liste formunun standart forma uygun olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata uygun olmadığı,
…
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:
İhale ilan tarihinde geçerli Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,
a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,
b) Tüzel kişi olması halinde, (Değişik ibare: 30/09/2020-31260 R.G/3. md., yürürlük: 20/10/2020) bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.
…” hükmü bulunmaktadır.
İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde, “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:
…
b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;
1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,
2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,
…” düzenlemesi yer almaktadır.
Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge isimli Standart Form – KİK030.0/H aşağıdaki gibidir:
ORTAKLIK BİLGİLERİ VE YÖNETİMDEKİ GÖREVLİLER
Adayın/İsteklinin
Ticaret unvanı:
Vergi kimlik numarası:
MERSİS numarası:
Bağlı olduğu ticaret sicil müdürlüğü/sicil numarası:
Ortakların/Üyelerin/Kurucuların[1]
Adı, soyadı/ticaret unvanı
T.C. kimlik numarası/Vergi kimlik numarası
Ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç)
Varsa Ticaret Sicil Gazetesi tarih ve sayısı
Yönetimdeki Görevlilerin[2]
Adı, soyadı/ticaret unvanı
T.C. kimlik numarası/Vergi kimlik numarası
Tüzel kişilikte yürüttüğü görevi
Varsa Ticaret Sicil Gazetesi tarih ve sayısı
İşbu belgede yer alan bilgiler tüzel kişinin ortakları/üyeleri/kurucuları ile tüzel kişi nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar dahil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişilere ilişkin başvuru/ihale tarihi itibarıyla son durumu göstermektedir.
…
İhale komisyonunun 10.03.2021 tarihli kararında başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi; “Dinamik Event Org. Tic. A.Ş. & Turveb Turz. OteL İnş. Taş. Rek. Tic. ve San. Ltd. Şti. İş Ortaklığı; İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gerekli belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1. maddesinin b.2. bendinde; “Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,” düzenlemesi bulunmakta olup, özel ortak Turveb Turz. Otel. İnş. Taş. Rek. Tic. Ve San. Ltd. Şti. tarafından anılan düzenleme uyarınca Tüzel Kişilerde Ortaklik Bilgileri Ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’si sunulmamış olması nedeniyle teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır.” şeklinde belirtilmiştir.
İdari Şartname’nin 7’nci maddesi uyarınca tüzel kişi isteklilerin ihaleye katılabilmeleri için teklif vermeye yetkili olduğunu göstermek üzere Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge (ve belgedeki bilgilerin doğruluğunu teyit edecek Ticaret Sicil Gazeteleri tarih ve sayılarının belirtilmesi ile ayrıca, anonim şirketler tarafından, her halükarda yukarıda beyan edilen bilgileri gösteren pay defteri) ve tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri sunulması; isteklinin ortak girişim olması halinde de, bu belgenin her bir ortak tarafından ayrı ayrı düzenlenmesi gerekmektedir.
İncelenen ihalede, başvuru sahibi istekli Dinamik Event Organizasyon Tic. A.Ş. – Turveb Turizm Otelcilik İnş. Taş. Rek. Tic. ve San. Ltd. Şti. İş Ortaklığı’nın teklif dosyasında, iş ortaklığını oluşturan her bir ortak tarafından ayrı ayrı düzenlenmesi gereken Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin ve eklerinin pilot ortak tarafından sunulduğu; ancak, % 5 hisse sahibi özel ortağı Turveb Turizm Otelcilik İnş. Taş. Rek. Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından İdari Şartname’nin 7.1.b.2’nci maddesinde ihaleye katılabilmek için teklif kapsamında sunulması gerektiği açıkça düzenlenen Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin sunulmadığı tespit edilmiştir.
Teklif dosyasında sunulan diğer bilgiler kapsamında, özel ortağa ilişkin olarak şirket müdürü Faruk Elmalı’ya ait noter onaylı imza sirkülerinin bulunduğu; sirkülerin “Dayanak” başlıklı son paragrafında, 06.03.2009 tarihli ticaret sicil gazetesine istinaden şirket müdürünün Faruk Elmalı olduğunun anlaşıldığı, noter onaylı şirket genel kurul toplantı ve müzakere defterinde alınan adres değişikliği kararının Ankara Ticaret Sicil Müdürlüğü’ne tescil edildiği ve Ticaret Sicil Gazetesi’ne ilan verildiği bilgileri yer almakta olup, söz konusu imza sirkülerinin ekinde bahsedilen dayanak belgelerin bir arada görüntülerinin yer aldığı bir sayfa okunaklı durumda olmayan ve “aslı idarece görülmüştür” ibaresini taşıyan fotokopinin bulunduğu; ilaveten müdür Faruk Elmalı’nın vekil tayin ettiğine ilişkin düzenleme şeklinde vekaletname ile müstenidatı imza sirkülerinin ve vekil Ferhat Elmalı’nın imza beyannamesinin sunulduğu görülmüştür.
İnceleme kapsamında, başvuru sahibinin sunulan ticaret sicil gazetesi ile imza sirkülerinden şirketi temsile yetkili ortakların ve yönetimdeki görevlilerin kimler olduğunun açıkça anlaşılabildiği iddiasının yerinde olmadığı, ayrıca teklif dosyası kapsamında tüzel kişi ortaklarının adlarını ve hisse oranlarını içeren liste formunda bir belgenin de bulunmadığı tespit edilmiştir.
İhaleye teklif verenlerin ihale mevzuatındaki düzenlemelere ve ihale dokümanındaki koşullara uygun şekilde teklif sunmaları gerektiği dikkate alındığında Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38’inci maddesinde sunulmasının zorunlu olduğu hüküm altına alınan ve ihaleye ait İdari Şartname’nin 7.1.b.2’nci maddesinde de mevzuat gereği iş ortaklığının ortaklarınca ayrı ayrı sunulması istenilen Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin iş ortaklığının özel ortağı tarafından sunulmamış olması ihaleye katılım için belgenin sunulmadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılma sonucunu doğurur. Bu nedenle başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmamaktadır.
Diğer taraftan, ihalede sunulması açıkça istenen ve standart forma bağlanmış olan bir belge türünün sunulmaması halinde, bu eksikliğin ilgili belgedeki bilgilerin sunulan diğer belgelerdeki bilgilerden edinilmesi suretiyle tamamlanması mevzuatın cevaz vermediği bir durum olduğundan, ihaleyi yapan idarenin bu yönde bir işlem yapma sorumluluğu da bulunmamaktadır. İncelenen ihalede iddia edildiğinin aksine fiilen bu işlemin gerçekleştirilmesinin mümkün bulunmadığı da görülmekle birlikte, mevzuat uyarınca talep edildiği şekilde sunulmayan belgelerden bir bilgi tamamlatma işlemi mümkün olmadığından başvuru sahibinin anılan standart form içeriğinde istenilen bilgilerin dosyada sunulan diğer belgelerden tamamlanması gerektiği yönündeki iddiası da yerinde görülmemiştir.
