BAŞVURU SAHİBİ:

Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Afyonkarahisar İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/446904 İhale Kayıt Numaralı “Afyonkarahisar İl Sağlık Müdürlüğüne Bağlı Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi ile Entegre Hastaneler ve Halk Sağlığı Laboratuvarına HBYS, LBYS, Radyoloji ve PACS Sistemi Hizmet Alımı İhalesi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Afyonkarahisar İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 23.10.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Afyonkarahisar İl Sağlık Müdürlüğüne Bağlı Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi ile Entegre Hastaneler ve Halk Sağlığı Laboratuvarına HBYS, LBYS, Radyoloji ve PACS Sistemi Hizmet Alımı İhalesi” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sis. Ltd. Şti.nin 05.12.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.12.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.12.2018 tarih ve 60890 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 17.12.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/1830 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) İhale uhdesinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında son ortaklık durumunu gösterir Ticaret Sicili Gazetesi’nin sunulmadığı, Ticaret Sicili Gazetesi içerisinde ortaklara ait Türkiye Cumhuriyeti (T.C.) kimlik numarası bilgilerinin yer almamasının da anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak kabul edilmesi gerektiği,

2) Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 2.3’üncü maddesinde demonstrasyona ilişkin bilgilere yer verildiği, anılan Şartname’nin 2.3.5’inci maddesinde ise istekli adına data veri setlerini teslim alan temsilci tarafından gerekli kontrollerin yapılmasının bekleneceği ile demo veri setlerini kontrol etmeden teslim alan isteklinin beyan edeceği teknik sorunların ihale komisyonunca değerlendirmeye alınmayacağının belirtildiği, bu doğrultuda ihale uhdesinde bırakılan istekli tarafından yapılan demonstrasyonun Şartname’ye uygun gerçekleştirilmediği, söz konusu verilerin kontrol edilmeksizin alındığı, ayrıca idarece istekliye ek süre verilmesinin haksız kazanç sağlanmasına yol açtığı,   

3) Anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı, şöyle ki;

a) Hastane bilgi yönetim sistemi ve veri tabanı lisanslarına ilişkin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun olarak açıklamanın yapılmadığı, veri tabanı lisansı maliyetine ilişkin açıklamada anılan Tebliğ’e uygun tevsik edici belgelerin sunulmadığı,

b) İdari Şartname’nin 25.3.1’inci maddesinde personelin giyim bedelinin %4 sözleşme giderleri ve genel giderler kapsamında değerlendirileceği ve bu hizmet için fazladan ücret talep edilemeyeceğinin düzenlendiği, ancak anılan istekli tarafından işçilik kalemi için aylık 3.950,00 TL’lik tutarın (giyim dâhil) teklif edildiği ve söz konusu personele ait asgari ücretin %40 fazlası maaş, yemek, yol, yaka kartı ve giyim giderlerinin de mevcut olduğu dikkate alındığında, işçiliğe ilişkin birim fiyatın yanlış hesaplandığı, ayrıca bu personele ait yaka kartı ve giyim giderine ilişkin açıklamanın da mevzuata uygun olmadığı,

c) İdari Şartname’nin 25.1’inci maddesinde teklif fiyata dâhil olduğu belirtilen ulaşım, sigorta, montaj, resim, harç, vb. giderler ile ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergisi, KİK payı, noter masrafları gibi sözleşme giderleri, sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuatı gereğince yapılacak eğitim, kurulum, sağlık tesislerinin yeni hizmet binasına taşınması ya da tesis açılması durumunda yeni hizmet binalarında sistemin çalışır durumda hazır hale getirilmesi ile ilgili giderler, demonstrasyon giderleri, GSM iletişim giderleri, kurulum süresince çalıştırılacak personel ile bu personele ait konaklama, ulaşım vb. giderler ile Teknik Şartname’nin 2.2.7’nci maddesinde belirtilen cihaz entegrasyon giderlerinin mevzuata uygun olarak açıklanmadığı, iş yeri hekimliği ve iş güvenliği uzmanı ücreti ile çalışanlara verilecek eğitim giderlerine ilişkin açıklama kapsamında sunulan tevsik edici belgelerin mevzuata uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru konusu ihalenin 23.10.2018 tarihinde gerçekleştirildiği, söz konusu ihalenin şikâyete konu 1’inci kısmına 2 isteklinin katıldığı, 03.12.2018 tarihli ihale komisyonu kararından, idarece yapılan değerlendirme neticesinde aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan 269.520,00 TL teklif bedeli ile Metasoft Bilgisayar Bilgi İşlem Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif, 315.408,00 TL teklif bedeli ile başvuru sahibinin teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.

(3) İş ortaklığında, iş ortaklığı beyannamesinin ve iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her biri tarafından, ilgisine göre birinci fıkranın (a) ve (b) bentlerindeki belgelerin ayrı ayrı verilmesi zorunludur…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A maddesinde “10/A.1 İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dahil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama yetkili kişiler anlaşılır.” açıklamaları yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümleri ve açıklamalarından, istekliler tarafından, gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin, tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicili Gazetesi’nin, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicili Gazetesi’nde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicili Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin teklif dosyası kapsamında sunulması gerektiği, söz konusu “tüzel kişi ortakları” ifadesinin, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç), “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinin ise teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşmeyi imzalayanlar da dâhil olmak üzere tüzel kişilikteki yönetim, temsil ve ilzama ilişkin yetkili kişiler anlamını taşıdığı anlaşılmıştır.

İnceleme konusu işe ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Afyonkarahisar İl Sağlık Müdürlüğüne Bağlı Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi İle Entegre Hastaneler ve Halk Sağlığı Laboratuvarına HBYS, LBYS, Radyoloji ve PACS Sistemi Hizmet Alımı İhalesi

b) Miktarı ve türü:

1. Kısım Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi İçin 24 Aylık DHBYS ve PACS Sistemi 1 Elemanlı

2. Kısım Halk Sağlığı Laboratuvarı ve İlçe Entegre Hastaneleri İçin HBYS, LBYS ve PACS Sistemi (2 Elemanlı)…”  düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:  

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri…” düzenlemesi yer almaktadır.

İdarece ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen ihale uhdesinde bırakılan istekli olan Metasoft Bilg. Bilgi İşlem Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.ne ait teklif dosyası incelendiğinde, 11.01.2010 tarihli ve 7476 sayılı ve 21.03.2017 tarihli ve 9288 sayılı Ticaret Sicili Gazeteleri’nin ilgili sayfaları ile 20.03.2017 tarihli imza sirkülerinin sunulduğu, söz konusu belgelerden …TC kimlik numaralı Mehmet TAŞKIN (28.600 pay), …TC kimlik numaralı Uğur BALIK (8.800 pay) ve …TC kimlik numaralı Murat KAZANCI (6.600 pay) olmak üzere şirketin üç ortağının bulunduğu, anılan kişilerden Mehmet TAŞKIN (Müdürler kurulu başkanı) ile Uğur BALIK’ın münferiden şirketi temsil ve ilzama yetkili kılındığı tespit edilmiştir.   

Bu çerçevede, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nin resmi internet sayfası olan www.ticaretsicil.gov.tr adresi üzerinde yapılan sorgulamada, ihale uhdesinde bırakılan istekli tarafından sunulan belgelerde yer alan bilgilerde ihale tarihi itibariyle herhangi bir değişikliğin bulunmadığı, dolayısıyla bahsi geçen belgelerin tüzel kişiliğin ortakları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir nitelikte olduğu, ayrıca söz konusu belgelerde ortaklara ait TC kimlik numarası bilgilerinin de mevcut olduğu anlaşıldığından,  başvuru sahibinin bu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak;

İdari Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1…4) İstekliler, İhale komisyonunun teklifleri değerlendirmesi aşamasında teklifin Teknik Şartnameye uygunluğunun teyit edilmesi amacı ile 1. Kısım için Ağız ve Diş Sağlığı Merkezinde, 2. Kısım İçin Merkez Halk Sağlığı Laboratuvarında uygulamalı HBYS, LBYS ve DHBYS tanıtımı (DEMO) yapacaktır. Demo, ihaleye vermiş oldukları teklifleri uygun görülen ve en düşük teklifi veren firmadan başlamak üzere, ihaleden sonra idarenin bildireceği gün ve saatte en düşük 1. ve 2. teklif veren firmalara yapılacaktır, bu iki teklif sahibinin yeterli görülmemesi durumunda teklif sırasına göre idare demo yapıp/yapmama hakkını saklı tutar. Demoya katılacak firmalara, demo tarihleri bildirilecektir. Demo uygulaması tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özelliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde, istekli ihale dışı bırakılacaktır. İstekli demonstrasyon sırasında teknik şartnamede yer alan prototip bir sağlık tesisi için gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi DEMO esnasında çalışır halde bulunduracaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Genel koşullar” başlıklı 2.1’inci maddesinde “…2.1.27.İhaleye teklif veren isteklilerden demonstrasyon istenecektir. Bu durum tekliflerin incelenmesi sonrasında isteklilere yazılı olarak bildirilecektir…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 2.3’üncü maddesinde “ADSM’e ait mevcut verilerin diğer bir DHBS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi, ihale komisyonunun teklifleri değerlendirmesi aşamasında teklifin Teknik Şartnameye uygunluğunun teyit edilmesi amacıyla veri aktarımın yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi ve isteklinin önerdiği DHBS’nin teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır. Demo, en düşük teklifi veren firmadan başlamak üzere, ihaleden sonra idarenin bildireceği gün ve saatte en düşük 1. ve 2. teklif veren firmalara yapılacaktır, bu iki teklif sahibinin yeterli görülmemesi durumunda teklif sırasına göre idare demo yapıp/yapmama hakkını saklı tutar. Demoya katılacak firmalara, demo tarihleri bildirilecektir. Demo uygulaması tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özelliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde, istekli ihale dışı bırakılacaktır.

2.3.1. İdarenin istediği herhangi bir zamanda (yazılı olarak bildirilmesi kaydıyla) hali hazırdaki Yüklenici ya da yüklenicinin idareye bildirdiği temsilcisine tebliğinden itibaren, 5 takvim günü içerisinde sistemde yer alan verilerden, idarenin isteyeceği kapsamda bir program demonstrasyon (DEMO) seti hazırlayacaktır. Bu Demo Seti talebinin amacı, Kurumun mevcut verilerinin diğer bir Bilgi Sisteminde kullanılabilirliğinin test edilmesidir.

DEMO için hâlihazırdaki yüklenicinin hazırlayacağı verilerden herhangi bir gerçek vatandaşın kimlik ve/veya adres bilgisine ulaşım mümkün olmayacaktır. Bir başka ifadeyle, hazırlanan sette kişilere ait gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacak, ancak aynı karakter dizinine sahip verilerle sanallaştırılmış kişiler üzerinden DEMO seti hazırlanacaktır.

2.3.2.DEMO süreci idare tarafından gerek görülmesi halinde iki ana bölümden oluşur.

Birinci Aşama: İdarenin mevcut DHBS yüklenici firmasından alacağı son 3 aylık döneme ait sanal demo verileri; veri gizliliğini ve güvenliğini aksatmayacak şekilde; İstekli kendi DHBS Sistemine aktaracaktır. Ayrıca DHBS’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.

İkinci Aşama: İsteklinin DHBS’sini, DEMO Komisyonuna teknik şartnameye uygunluğunu göstermek, komisyonun soracağı sorulara cevap vermek/göstermek için idarenin belirlediği bir mahalde yapacağı sunum.

Değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO’nun birinci aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp katılmayan firmalar ikinci aşamaya katılamayacak, ihale dışı bırakılacaktır.

İsteklilere, DEMO’nun birinci ve ikinci aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. Birinci aşama tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabilecektir. Ancak ikinci aşama için firmalar farklı tarihlerde tek tek çağrılacaktır.

DEMO Birinci Aşamasında İsteklilere kendi sunucularına İdarece verilen sanal verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekanda 10(ON) takvim günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekan dışına bilgi, veri ve donanım çıkarmayacaktır. Sunucuların donanımsal arızalan olması durumunda arıza mevcut mekanda giderilemiyorsa, idarenin yazılı onayı almak şartıyla arızayı gidermek için, mekan dışına çıkartılabilir. DEMO’nun ikinci aşamasına kadar firma sunucuları idarede kalacaktır.

2.3.3.DEMO’nun ikinci aşaması, idarenin sağlayacağı bir mekanda yapılacaktır. DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmaları İkinci Aşama’ya davet edecek, en az 2 firmanın DEMO’yu geçtiğine karar verirse İkinci Aşamaya son verilecektir.

2.3.4.İstekliler, idarenin mevcut DHBS yüklenici firmalarından alacağı geçmiş dönemlere ait sanal verileri, veri gizliliğini ve güvenliğini aksatmayacak şekilde İdare ve istekli arasında gizlilik sözleşmesi imzalandıktan sonra sistemlerine aktaracaktır. Demo veri setleri içinde mevcut firmaya ait know-how sayılabilecek herhangi bir yazılım kodu (trigger, procedur, vb.) yer almayacak ve gerçek vatandaşın kimlik ve/veya adres bilgisine ulaşım mümkün olmayacaktır. Ancak aynı karakter dizinine sahip verilerle sanallaştırılmış kişiler üzerinden hazırlanmış olan demo veri seti teslim edilecektir.

2.3.5.İstekli adına data veri setlerini teslim alan firma temsilcisinin dataları teslim alırken gerekli kontrolleri yapması beklenir. Demo veri setlerini kontrol etmeden teslim alan istekli firmanın sonradan beyan edeceği teknik sorunlar ihale komisyonunca değerlendirmeye alınmayacaktır.

2.3.6.DEMO’ya katılacak firmalarla hasta haklarının ve personel özlük bilgilerinin korunmasına yönelik “gizlilik sözleşmesi” imzalanacaktır.

2.3.7.Demo amaçlı teslim edilen demo veri setleri, hassas veriler kapsamında olması sebebiyle; kayıtlı tüm veriler hiçbir surette, hiçbir zaman istekli firmada kalmak üzere kopyalanamaz, çıktı alınamaz, firma sunucularına aktarılamaz, ifşa edilemez. Aksi davrandığı tespit edilenler hakkında Türk Ceza Kanunun İlgili hükümlerine, ayrıca ihale mevzuatına aykırı davranmaktan dolayı Kamu İhale Mevzuatı hükümlerine göre İdare tarafından Hukuki süreç başlatılır. Demo bitiminde istekli firmaya teslim edilen demo veri setleri istekli firmanın imza yetkili temsilcisi tarafından ihale komisyon üyelerinin huzurunda ihale komisyon başkanına ve/veya temsile yetkili komisyon üyesine tutanak ile teslim edilecektir. İstekliye teslim edilen Demo veri setleri CD/DVD vb. istekliye teslim edilen CD/DVD vb seri numarası kontrol edilecektir.

2.3.8.DEMO bitiminde istekli firma sunucuları formatlandıktan sonra istekliye teslim edilecektir.

2.3.9.Demoda şartnamenin yeterliliği sorgulanacaktır, Demonstrasyon sırasında yazılımın çalışma sistemi ile altyapısı incelenecek olup, istenen yapılara uygun olmayan yazılıma sahip istekliler, Şartname maddelerini yerine getiremeyen teklifler yetersiz görülerek ihale dışı bırakılacaktır.

2.3.10. DEMO da ikinci aşama süresi en fazla 3(üç) iş günü olacaktır. DEMO süresinde İstekliden kaynaklı sorun/sorunların çözümü için en fazla bir iş günü süre tanınacaktır.

2.3.11. Teknik şartnamede belirtilmiş olan ürünler sözleşme sırasında üretilecek, geliştirilecek veya yapımı devam eden yazılımlar olmayacağından söz konusu demonstrasyonda bu modüllerin tamamının bitmiş ve çalışır durumdaki halleri gösterilecektir.

2.3.12. Demo ortamında İdare imkânlar ölçüsünde gerekli internet erişim, Kesintisiz Güç Kaynağı, Projeksiyon Cihazı vb. malzemeleri hazır bulundurmalıdır. Fakat yüklenici Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin gösterilmesi için bu tür ürün ve hizmetlerin sağlanamayacağı şekilde donanımlı olarak gelir, bu mekanda prototip bir Kurum için gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi (kağıt, barkod etiketi vs.. ) çalışır halde bulunduracaktır. Sunucu, en az 1 adet Client bilgisayarı, LCD, barkod okuyucu, barkod yazıcı, laser yazıcı, 1 Adet projeksiyon cihazı, gerekli bağlantı kabloları İstekliler tarafından sağlanmalı ve idarenin gösterdiği mekana Demo başlama saatinden en az 1 saat önce kurulmuş ve çalışır duruma getirilmiş olmalıdır, (kendine ait gsm hatlarından internet erişimi sağlamak maksadı ile yanında usb modem dahi bulundurmak zorundadır). GSM iletişim giderleri demo süresince isteklilerce karşılanacaktır.

2.3.13. DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj İstekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekanda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır.

2.3.14. İstekli DEMO komisyonu bu veriler üzerinde DEMO’nun ikinci aşamasında bazı sorgulamaları (belli bir tarihteki poliklinik sayısı/yatan hasta sayısı/personel sayısı/bir ilacın stoktaki sayısını, Protez teslim formu, Protez ve sterilizasyon takip sistemi, seanslar arası sorgulama, kalite indikatörleri sorgulama, yönetici takip modülü,formlar…Ayaktan hasta kabul, randevu, Protez Laboratuar aşamalarını ve istenen seanslar arası süreleri görme, konsültasyon, Protez modülü işlemleri, Sterilizasyon malzeme takibi, Protez teslim minimum süreleri ve süresi geçenlerin uyarısı, Protez ve Sterilizasyon iş ve işlemlerinin barkod sistemi ile takibi, MKYS bağlantısı, Elektronik İmza, ayaktan hasta raporlamaları, fatura dökümü, ilaç ve sarf malzeme stok giriş ve çıkışları, alarm stok seviyeleri, Veri Giriş Elemanı erişim sınırlamaları ve yetkilendirme, Medula V3, KDS (Sağlık-Net) ile veri gönderme konularında ve teknik şartnamedeki maddeleri görmek/uygulatmak isteyecektir. İhale komisyonu gerekli durumda tüm modüllerin çalıştığının gösterilmesini isteyebilir. Demo sırasında sorgulanan modüllerin herhangi birini gösteremeyen veya sorgulamalara cevap veremeyen istekliler ihale dışı bırakılacaktır.

2.3.15. Demo da ihale komisyon üyeleri teknik şartnamede belirtilen maddelere istinaden farklı uygulama senaryolarını test edebilirler. Demo esnasında ihale komisyonunca sorulacak sorulara uygulamalı olarak cevap verilecektir. Cevap niteliği taşımayan cevaplar değerlendirmeye alınmayacak ve sorulan özelliğin olmadığı varsayılacaktır. İstekli, Demo da , demo için getirilmiş olan donanımların kontrollerini yapmak ve bu donanımları çalışır vaziyette tutmakla sorumludur. Demo esnasında donanımsal problemlerin oluşması durumunda istekli bu donanımların yedeği ile demoya devam etmelidir.

2.3.16. İdare tarafından DEMO sırasında isteklilerin halen DHBS hizmeti verdikleri ve kendi belirleyecekleri bir Kuruma uzaktan erişim ile bağlanarak istenen işlemleri göstermesi istenebilir.

2.3.17. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz. 

2.3.18. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir. Bu 5 kişiden 1 kişi istekli adına imza yetkisine sahip olacaktır.

2.3.19. SMS iletişimi gerektiren modüllerin tanıtımı ve teknik şartname maddelerinin sorgulanması için istekliler teklif ettikleri uygulama yazılımı (DHBS) ile entegre ettikleri herhangi bir GSM operatörü ile ya da kurumun SMS imkanları ile uygulamaları gösterebilirler.

2.3.20. İsteklilerin teklif etmiş oldukları uygulama yazılımın teknik şartnameyi karşılama düzeyinin sağlıklı ölçülebilmesi için, teknik şartnamede belirtilmiş olan tüm özellikler ihale komisyonunca detaylı olarak sorgulanacaktır. Teknik şartnamede bulunan maddeler ve bu maddelere bağlı alt başlıkların tamamının karşılanması beklenir. Teknik şartnameye uygun olmayan durum ve cevaplar halinde, ihale komisyonu istekli firma temsilcisi ile birlikte tutanak düzenleyerek demo sonlandırılır. İstekli Firma temsilcisinin imzadan imtina ettiği durumlarda, ihale komisyonu, istekli firmanın imzadan imtina ettiğinin de belirtildiği Demo Rapor tutanağını imzalar.

2.3.21. Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum ilgili komisyonca tutanakta açıkça belirtilmelidir.

2.3.22. Demonstrasyonun şeffaflığı için ihtilafların oluşması durumunda kullanılmak üzere tüm demonstrasyon oturumları ihale komisyonunca kamera ile kayıt altına alınabilir.

2.3.23. Demo yapacak olan istekliler demo için herhangi bir ücret talep edemezler. Demo için gerekli olan tüm donanım ve sarf ücretleri isteklilerce karşılanacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aktarılan düzenlemelerden, teklif edilen yazılımın özelliklerinin Teknik Şartname’ye uygunluğunun teyidi için teklifi uygun görülen en düşük teklif sahibi birinci ve ikinci istekliye demonstrasyon uygulamasının gerçekleştirileceği, demonstrasyon sürecinin birinci ve ikinci aşama olmak üzere iki ana bölümden oluştuğu, birinci aşamada idarenin halihazırdaki son 3 aylık sanal demo verilerinin isteklinin kendi sistemine aktarımı ile söz konusu sistemin Teknik Şartname’deki hususlara göre ayarlanması için yapılacak çalışmanın bulunduğu, ikinci aşamanın ise istekli tarafından teklif edilen sistemin Teknik Şartname’ye uygunluğunun gösterilmesi ve demo komisyonunun soracağı sorulara cevap verilmesi amacıyla idarenin belirlediği bir yerde yapılacak olan sunumdan oluştuğu, söz konusu birinci ve ikinci aşamaya ilişkin tarihlerin isteklilere idarece ayrı bir yazı ile bildirileceği,

Diğer yandan, istekli adına data veri setlerini teslim alan temsilci tarafından bu esnada gerekli kontrollerin yapılmasının bekleneceği, aksi durumda söz konusu isteklinin sonradan beyan edeceği teknik sorunların ihale komisyonunca değerlendirmeye alınmayacağı anlaşılmıştır.

İdarece ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde, 31.10.2018 tarihinde Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinden gönderilen yazı ile ihale uhdesinde bırakılan isteklinin 05.11.2018 tarihinde yapılması planlanan demonstrasyona davet edildiği, ancak daha sonra 02.11.2018 tarihli yazılar ile isteklilere demonstrasyon tarihlerinde değişiklik yapıldığının bildirildiği, akabinde 06.11.2018 tarihinde gönderilen yazıda en geç 12.11.2018 tarihinde veri aktarımı için data alımının yapılması gerektiği belirtilerek ihale uhdesinde bırakılan isteklinin 20.11.2018 tarihinde demonstrasyon için hazır bulunması gerektiğinin ifade edildiği,

Anılan isteklinin 12.11.2018 tarihli dilekçesi ile veri aktarımının demosunun yapılabilmesi amacı ile idarece hazırlanmış olan Ağız ve Diş Sağlığı Merkezine ait 3 aylık hastane datalarının istekli bünyesinde çalışan Abdullah SEVİNÇ’e teslim edilmesinin talep edildiği ve söz konusu verilerin idarece 12.11.2018 tarihinde bahsi geçen kişiye teslim edildiğinin tutanak altına alındığı, daha sonra idarenin 16.11.2018 tarihli ve 221 sayılı yazısı ile başvuru sahibinin talebine istinaden demonstrasyon süresinin 28.11.2018 tarihine kadar uzatıldığı ve yazının idarece 16.11.2018 tarihinde istekliye tebliğ edildiği, 28.11.2018 tarihinde gerçekleştirilen demonstrasyon sonucu ihale komisyonu üyeleri ile demonstrasyon için ek olarak görevlendirilen personel tarafından imza altına alınan tutanakta ise Teknik Şartname’de yer alan tüm hususlara ait sunum yapılmasının istendiği ve ihalenin 1’inci kısmı uhdesinde bırakılan istekliye ait programda herhangi bir aksaklığa rastlanmadığının belirtildiği tespit edilmiştir.

Aktarılan hususlar çerçevesinde, hem sanal verilerin isteklilerin kendi sistemlerine aktarımını sağlayabilmeleri hem de demo uygulamasını gerçekleştirebilmeleri adına idarece Teknik Şartname’ye uygun olarak ihale uhdesinde bırakılan istekli ile başvuru sahibinin ayrı ayrı gönderilen yazılar ile demonstrasyona davet edildiği, ihale uhdesinde bırakılan isteklinin temsilcisi tarafından söz konusu sanal verilerin 12.11.2018 tarihinde teslim alındığı, bu hususun ihale komisyonu başkanı ve temsilcinin imzaları (Abdullah SEVİNÇ) ile tutanağa bağlandığı, buradan hareketle Teknik Şartname’nin 2.3.5’inci maddesindeki istekli adına data veri setlerini teslim alan temsilci tarafından teslim esnasında gerekli kontrollerin yapılmasının bekleneceği düzenlemesi dikkate alındığında, bahsi geçen verilerin kontrol edilmeksizin alınıp alınmaması konusunda sorumluluğun anılan isteklide bulunduğu, dolayısıyla bu aşamadan sonra söz konusu istekli tarafından data veri setlerine ilişkin beyan edilecek teknik sorunların ihale komisyonunca değerlendirmeye alınmayacağı, bu durumun da başvuru sahibi açısından herhangi bir hak kaybına neden olmayacağı anlaşılmıştır.

Diğer yandan, demonstrasyon tarihlerinin belirlenmesine ilişkin takdir yetkisinin idarelerde olduğu, idarece hem ihale uhdesinde bırakılan istekli hem de başvuru sahibine gerçekleştirilecek olan demonstrasyon için ek süre verildiği göz önünde bulundurulduğunda, somut olayda idarenin başvuru sahibi lehine bir sonuç doğuracak ek süre tanınması işleminin mevcut olmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin söz konusu iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.   

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak;

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

 gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.  

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (…/…/…) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir.

79.3.3. Kurumca hazırlanan “İşçilik Hesaplama Modülü” ne (www.ihale.gov.tr) adresinden ulaşılabilecek olup, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde tekliflerin değerlendirilmesi bağlamında sözleşme ve genel giderler dahil asgari işçilik maliyeti hesabında işçilik hesaplama modülünün kullanılması zorunludur.

…

79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır.”açıklamaları yer almaktadır.

Aktarılan mevzuat hükümleri ve Tebliğ açıklamalarından, ihale ilânında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, teklif fiyatı sınır değerin altında kalan isteklilerin aşırı düşük teklif olarak tespit edileceği ve teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu idarece belirlenen bileşenler ile ilgili ayrıntıların yazılı olarak talep edileceği, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu, diğer yandan isteklilerin aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini açıklayabilmeleri için kullanılabilecek yöntemlere tek tek sayılmak suretiyle yer verildiği,  söz konusu yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin tekliflerinin geçerli kabul edileceği, diğer yandan personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarında, sözleşme giderleri ve genel giderlerinin %4 oranında hesaplanmasının söz konusu olmayacağı, sözleşme giderlerinin ilgili mevzuatına göre hesaplanarak açıklama yapılması gerektiği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1.
1 ) Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, sigorta, montaj, resim, harç vb. giderler ile ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, KİK payı, noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, teknik şartnamede belirtilen hizmetin verilmesi esnasında yüklenici tarafından karşılanacak tüm yazılım, lisans ve donanımlar, sağlık tesislerinin yeni hizmet binasına taşınması yada yeni tesis açılması durumunda yeni hizmet binalarında sistemin çalışır durumda hazır hale getirilmesi ile ilgili giderler. İhale konusu işte kullanılacak oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitim gideri, demonstrasyon işlemleri ile ilgili giderler, teknik şartnamede belirtilen personel giyim giderleri, 20.06.2012 tarihli ve 6331 saylı iş sağlığı ve güvenliği kanunu uyarınca iş yeri hekimliği ve iş güvenliği uzmanı ücreti ile çalışanlara verilecek eğitim giderleri, yaka kartı ve bu nitelikteki genel giderler teklif fiyata dahildir. Ayrıca personele çalışma saatleri dışında ihale konusu iş ile ilgili eğitim verilmesi, işçiler açısından 22/5/2003 tarihli 4857 sayılı iş kanunun 66 maddesi 1 fıkrasının d bendine göre fazla çalışmaya yol açacağından, bu eğitimlerin mesai saatleri içerisinde planlanarak verilmesi gerekmektedir.

2) Her türlü işçilik giderleri, eğitim giderleri, vergi (KDV hariç) resim, harç, nakliye ve he türlü sigorta, kurulum, onarım, teknik şartnamede belirtilen her türlü araç, lisans ve malzemeler teklif fiyata dahil edilecektir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Yemek giderleri günlük brüt 8,05 TL. olmak üzere aylık 22 gün üzerinden toplam 177,10 TL. yemek ücreti personellere nakdi olarak ödenecek ve tahakkuk bordrosunda gösterilecektir.

Yol gideri (Gidiş – Geliş) günlük brüt 4,50 TL. olmak üzere aylık 22 gün üzerinden toplam 99,00 TL. yol ücreti personellere nakdi olarak ödenecek ve tahakkuk bordrosunda gösterilecektir.

Giyim bedeli ayni olarak yüklenici tarafından karşılanacaktır. yüklenici bu işte çalıştırılacak personellere kış ve yaz mevsimi içerisinde teknik şartnamede miktarları ve nevi bulunan iş elbiselerini verecektir. Teknik şartnamelerde yüklenici tarafından verilecek kıyafetlerin ne zaman teslim edileceği belirtilmemiş ise kışlık kıyafetler her yıl 15 ocak , yazlık kıyafetler ise her yıl 15 mayıs tarihine kadar teslim edilecektir. Yüklenici giyim bedellerini %4 sözleşme giderleri kapsamında değerlendirilecek olup bu hizmet için fazladan ücret talep etmeyecektir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

ihale konusu iş için uygulanacak kısa vadeli sigorta pirim oranı %2 dir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdarece ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen bilgi ve belgeler incelendiğinde, ihalenin şikâyete konu 1’inci kısmında teklif fiyatı sınır değerin altında kalan ihale uhdesinde bırakılan istekliden 24.10.2018 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ile aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, idarece açıklama istenen önemli teklif bileşenlerinin personel giderleri (İdari Şartname’de belirtildiği şekilde asgari ücret + yol + yemek), HBYS yazılım bedeli, veri tabanı yönetim sistemi lisans bedeli, konaklama, kurulum ve sözleşme giderleri, eğitim giderleri olarak belirlendiği görülmüştür.

Söz konusu açıklama istenen önemli teklif bileşenleri göz önünde bulundurularak ihale uhdesinde bırakılan istekliye ait aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde,

-Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS), Tıbbi Görüntü Yönetim ve Arşiv Bilgi Sistemi (PACS) ve kurulum için toplam 133.000,00 TL’lik tutarın öngörüldüğü, söz konusu tutardan kurulum masrafı düşülmek suretiyle PACS ve HBYS için toplam 132.317,92 TL’lik tutara ulaşıldığı,

-Veri tabanı yönetim lisans bedeli için 35.000,00 TL’lik tutarın öngörüldüğü, söz konusu hususa ilişkin tevsik edici belge olarak Alpata Teknoloji Yazılım ve Bilişim Hizm. San. ve Tic. A.Ş. tarafından anılan istekli adına düzenlenen 24.10.2018 tarihli fiyat teklifinin sunulduğu, söz konusu fiyat teklifinde 35.000,00 TL tutarındaki MS SWL 4CPU veri tabanı lisansının konu edildiği, bahsi geçen fiyat teklifinde ilgili meslek mensubuna ait herhangi bir ibare ve onayın bulunmadığı,

-Personel giderleri için KİK İşçilik Hesaplama Modülü kullanılmak suretiyle yemek, yol ve %4 sözleşme giderleri kapsamında değerlendirilen giyim bedeli de dâhil aylık 3.950,17 TL’lik tutara ulaşıldığı, yapılacak işin süresinin 24 ay olduğu göz önünde bulundurularak toplam personel maliyetinin 94.816,08 TL olarak (24 ay x 3.950,67 TL = 94.816,08 TL) hesaplandığı, ancak söz konusu kalem için teklif edilen tutarın 94.800,00 TL olduğu (küsuratın yuvarlanarak hesaplama yapıldığı belirtilmiştir.),

-Konaklama, kurulum ve sözleşme giderlerine ilişkin olarak, 1 kurulum yöneticisi ve 5 kurulum personeli olmak üzere toplam 6 kişi ile 4 gün içerisinde tamamlanacak bir kurulumun planlandığı, bu doğrultuda 6 kişinin 3 gece 4 gün konaklama maliyeti olarak 570,24 TL, ulaşım bedeli olarak ise 111,84 TL’lik tutarın öngörüldüğü, söz konusu hususa ilişkin olarak açıklama kapsamında Afyonkarahisar şehir merkezi otellerini gösterir ETS Tura ait internet sayfası çıktısı, Google Maps mesafe hesaplama internet sayfası çıktısı, Peugeot marka araca ait teknik özellikleri gösterir katalog görüntüsü ile akaryakıt fiyatlarına ait OPET internet sayfası çıktısının sunulduğu, ayrıca sözleşme giderlerinin 6.720,00 TL olarak hesaplandığının belirtildiği, buna göre konaklama, kurulum ve sözleşme giderleri için toplam 7.402,08 TL’lik tutara ulaşıldığı,

-Eğitim giderlerine ilişkin olarak ise eğitim materyallerinin daha önceden taraflarınca hazırlandığı belirtilerek söz konusu maliyet bileşeni için herhangi bir bedel öngörülmediği, diğer eğitim giderlerinin de kurulum ile planlanması sebebiyle konaklama, kurulum ve sözleşme giderleri kısmında değerlendirildiğinin ifade edildiği,

Ayrıca, anılan istekli tarafından yapılan açıklamada fiyatlandırma politikası olarak kurumlardaki kullanıcı sayılarının baz alındığı belirtilerek çalışılan kurumlardaki fiyatları gösterir Bahçelievler Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Başhekimliği, Çanakkale Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Başhekimliği ile Gazi Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Dekanlığı tarafından adlarına düzenlenen sırasıyla 9.450,00 TL, 6.000,00 TL ve 6.880,00 TL tutarlarında 30.09.2018 tarihli 3 adet faturanın sunulduğu, söz konusu faturalarda Serbest Muhasebeci Mali Müşavir (SMMM) Murat Öztürk’e ait imza ve kaşe ile TÜRMOB kaşesinin bulunduğu,

Netice itibarıyla personel giderleri için 94.800,00 TL, HBYS yazılım bedeli için 132.317,92 TL, veri tabanı yönetim sistemi lisans bedeli için 35.000,00 TL, konaklama, kurulum ve sözleşme giderleri için 7.402,08 TL ile eğitim giderleri için 0,00 TL olmak üzere toplam 269.520,00 TL’lik teklif tutarına ulaşıldığı görülmüştür.

Aktarılan hususlar çerçevesinde, idarece açıklanması istenen önemli teklif bileşenlerinin personel giderleri (İdari Şartname’de belirtildiği şekilde asgari ücret + yol + yemek), HBYS yazılım bedeli, veri tabanı yönetim lisans bedeli, konaklama, kurulum ve sözleşme giderleri ile eğitim giderleri olarak belirlendiği, dolayısıyla ihale uhdesinde bırakılan istekli tarafından söz konusu maliyet bileşenleri dışındaki giderler için herhangi bir belgelendirme yapılmasına gerek olmadığı,

a) HBYS yazılım bedeline ilişkin olarak, anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması üst yazısında “…söz konusu Hastane Bilgi Yönetim Sistemi yazılımı, firmamızın kendi üretimi olan ve yaklaşık 18 senedir çeşitli hastanelere hizmet verdiğimiz bir üründür…” ifadelerine yer verildiği, söz konusu hususu tevsik etmek üzere sağlık bilgi yönetim sistemine ilişkin Bahçelievler Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Başhekimliği, Çanakkale Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Başhekimliği ile Gazi Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Dekanlığı tarafından anılan istekli adına düzenlenen 3 adet faturanın sunulduğu, ancak söz konusu faturaların, HBYS yazılımının anılan isteklinin kendi üretimi olduğunu tevsik edecek nitelikte olmadığının anlaşıldığı, bu durumun da bahsi geçen istekli tarafından HBYS yazılım bedeline ilişkin uygun bir belgelendirme yapılamadığı sonucunu doğurduğu göz önünde bulundurulduğunda, açıklamanın bu haliyle mevzuata uygun olarak kabul edilmesinin mümkün olmadığı,  

“Veri tabanı yönetim sistemi lisans bedeli”ne ilişkin tevsik edici belge olarak Alpata Teknoloji Yazılım ve Bilişim Hizmetleri San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından anılan istekli adına düzenlenen fiyat teklifinin sunulduğu, söz konusu fiyat teklifinin üzerinde aktarılan Tebliğ’in 79.2.2.1’inci maddesi uyarınca ilgili meslek mensubuna ait ibare ile onayın mevcut olmadığı, bu doğrultuda bahsi geçen belgelendirmenin de bu haliyle mevzuata uygun olarak kabul edilemeyeceği,

b) Uyuşmazlığa konu ihalenin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alımı olmaması sebebiyle istekliler tarafından sözleşme giderleri ve genel giderlerin %4 oranında hesaplanmasının söz konusu olmayacağı, sözleşme giderlerinin ilgili mevzuatına göre hesaplanarak açıklanması gerektiği, buradan hareketle personel giderleri ve sözleşme giderlerine ilişkin olarak,  brüt asgari ücretin %40 fazlası ile yemek ve yol giderleri dâhil işçilik için hesaplanması gereken tutarın 91.169,28 TL,  sözleşme giderleri için öngörülmesi gereken tutarın ise 4.088,62 TL olduğu, anılan istekli tarafından sunulan açıklamada ise KİK İşçilik Hesaplama Modülündeki %4 sözleşme giderleri ve genel giderler dâhil birim fiyat esas alınmak suretiyle işçilik gideri olarak 94.800,00 TL’lik tutara ulaşıldığı, buna ilaveten 6.720,00 TL’lik tutarın da sözleşme gideri olarak teklif fiyatına ayrıca dâhil edildiği, bu doğrultuda sözleşme giderlerinin öngörülmesi gereken tutarın üzerinde olduğunun anlaşıldığı,   

c) Konaklama, kurulum ve eğitim giderlerine ilişkin olarak yapılan açıklamada, kurulum süresinin 1 kurulum yöneticisi ve 5 kurulum personeli olmak üzere 6 kişi ile 4 gün şeklinde planlandığı, 6 kişinin 3 gece 4 gün konaklama maliyeti olarak 570,24 TL’lik tutarın öngörüldüğü, söz konusu tutara ilişkin olarak bir tur şirketine ait Afyonkarahisar şehir merkezi otellerine ilişkin konaklama fiyatlarını gösterir internet sayfası çıktısının sunulduğu, eğitim materyallerinin ise kendileri tarafından daha önce hazırlanmış olması sebebiyle bünyelerinde mevcut olduğunun belirtildiği, diğer eğitim giderlerinin kurulum ile planlanması sebebiyle kurulum, konaklama ve sözleşme giderlerine dâhil edildiğinin ifade edildiği,   

Diğer yandan teklifi aşır düşük olarak tespit edilen istekliler tarafından, idarece açıklamaya esas teşkil edecek önemli teklif bileşeni olarak belirlenmeyen maliyet bileşenleri olan ve şikâyete konu edilen demonstrasyon giderleri, GSM iletişim giderleri, cihaz entegrasyon giderleri, iş yeri hekimliği ve iş güvenliği uzmanına ilişkin giderler, personele ait giyim ve yaka gideri, ulaşım, sigorta, montaj, resim, harç vb. giderler ile sağlık tesislerinin yeni hizmet binasına taşınması ya da tesis açılması durumunda yeni hizmet binalarında sistemin çalışır durumda hazır hale getirilmesi ile ilgili giderlere ilişkin herhangi bir belgelendirme yapılmasına gerek olmadığı, kaldı ki bu gider kalemlerinin fazladan öngörüldüğü anlaşılan sözleşme giderleri içerisinde değerlendirilebileceği anlaşıldığından, dolayısıyla bahsi geçen giderlere ilişkin iddiaların yerinde olmadığı neticesine varılmıştır.

Bu çerçevede, ihale uhdesinde bırakılan istekliye ait aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer taraftan, anılan Kanun’un “Kamu İhale Kurumu” başlıklı 53’üncü maddesinin (j) fırkasının (2) numaralı bendinde itirazen şikâyet başvuru bedellerine ilişkin olarak “2) Yaklaşık maliyeti beş yüz bin Türk Lirasına (Yediyüzonüçbinaltıyüzellibeş Türk Lirasına)* kadar olan ihalelerde üç bin Türk Lirası (Dörtbinikiyüzseksen Türk Lirası)*, beş yüz bin Türk Lirasından (Yediyüzonüçbinaltıyüzellibeş Türk Lirasından)* iki milyon Türk Lirasına (İkimilyonsekizyüzellidörtbinaltıyüzyirmialtı Türk Lirasına)* kadar olanlarda altı bin Türk Lirası (Sekizbinbeşyüzaltmışiki Türk Lirası)*, iki milyon Türk Lirasından (İkimilyonsekizyüzellidörtbinaltıyüzyirmialtı Türk Lirasından)* on beş milyon Türk Lirasına (Yirmibirmilyondörtyüzdokuzbinaltıyüzdoksanyedi Türk Lirasına)* kadar olanlarda dokuz bin Türk Lirası (Onikibinsekizyüzkırküç Türk Lirası)*, on beş milyon Türk Lirası (Yirmibirmilyondörtyüzdokuzbinaltıyüzdoksanyedi Türk Lirası)* ve üzerinde olanlarda on iki bin Türk Lirası (Onyedibinyüzyirmialtı Türk Lirası)* tutarındaki itirazen şikâyet başvuru bedeli.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikayet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklamaları yer almaktadır.

Bu kapsamda, uyuşmazlık konusu ihaleye ilişkin itirazen şikâyet başvurusu bedeli olarak yatırılması gereken tutarın 4.280,00 TL olduğu, bahsi geçen konu ile ilgili belgeler dikkate alındığında, başvuru sahibi tarafından 8.562,00 TL tutarında başvuru bedelinin yatırıldığı, bu doğrultuda fazladan yatırılan 4.282,00 TL’lik kısmının yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.   

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Metasoft Bilgisayar Bilgi İşlem Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.