Karar No              : 2019/UH.II-373

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/17846 İhale Kayıt Numaralı “Harran İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne Bağlı Orta Öğretim Taşıma İşi (Sütlüce Paketi)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Harran İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 17.01.2019 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “Harran İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne Bağlı Orta Öğretim Taşıma İşi (Sütlüce Paketi)” ihalesine ilişkin olarak Emrecan Taş. İnş. Tar. Tem. Gıda Yem. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 25.01.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 07.02.2019 tarih ve 5905 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.02.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/170 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) Pazarlık usulü (21/f) ile ihalesi yapılan “Harran İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne Bağlı Orta Öğretim Taşıma İşi (Sütlüce Paketi)” hizmet alımında, İdare Şartname’nin “Son tekliflerin alınması” başlıklı 32’nci maddesi gereğince yeterliliği tespit edilen isteklilerden ilk fiyat tekliflerinin aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son yazılı fiyat tekliflerinin istenileceği, ancak idarece kendilerinin son yazılı fiyat tekliflerini sunması için davet edilmediği, bu haliyle ihalenin sonuçlandırılmasının hukuka ve hakkaniyete uygun olmadığı,

…

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmüne,

Aynı Kanun’un 21’inci maddesinin (f) bendi uyarınca idarelerin pazarlık usulü ile ihaleye çıkabileceği hükme bağlanmış olup, anılan maddenin beşinci fıkrasında “Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır.” hükmüne yer verilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı 7’nci maddesinde “…(5)  İhale komisyonu tarafından yaklaşık maliyet teklif fiyatları ile birlikte açıklanır. Pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise yaklaşık maliyet, son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanır. Bu aşamadan önce yaklaşık maliyet açıklanamaz ve ilan edilemez.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “İhale ve ön yeterlik dokümanının hazırlanması” başlıklı 13’üncü maddesinde “(1) İdare, ihale ve/veya ön yeterlik dokümanını 25/2/2011 tarihli ve 27857 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 11 inci,12 nci ve 13 üncü maddelerine göre oluşturur. Her sayfası onaylanan dokümanın bir nüshasının ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur. İhtiyaç duyulması halinde, Kurum tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde gerekli güvenlik önlemlerinin idarece alınması kaydıyla, ihale ve/veya ön yeterlik dokümanı “compact disc (CD)” ortamına aktarılabilir.

(2) İdare tarafından ihale ve/veya ön yeterlik dokümanının hazırlanmasında, bu Yönetmelik ekinde yer alan; tip şartnameler, standart formlar, tip sözleşme, Hizmet İşleri Genel Şartnamesi ve Kurum tarafından yayımlanan diğer mevzuat esas alınır.

…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.2. Kanunun 36 ncı maddesine göre ihale komisyonunca ilk oturumda yapılacak iş ve işlemler

…

16.2.4. 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin ikinci fıkrası ile İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı maddesi uyarınca, ihale komisyonu tarafından yaklaşık maliyetin, teklif fiyatları ile birlikte, pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanması gerekmektedir. Bu çerçevede, ihale komisyonu tarafından 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin birinci fıkrası uyarınca teklif zarflarının incelenmesinin ardından, teklif zarfları açılmadan önce yaklaşık maliyet açıklanacaktır. Ancak, isteklilerce sunulan teklif zarflarının hiçbirinin Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde yaklaşık maliyet açıklanmayacaktır.

16.2.5. İhale Uygulama Yönetmeliklerinde, 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde yaklaşık maliyetin son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanacağı hükme bağlanmıştır. Ancak, son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifleri son teklifi olarak kabul edileceğinden, son yazılı tekliflerin verilip verilmediğine, teklif zarfları ve tekliflerin usulüne uygun olup olmadığına bakılmaksızın, son yazılı fiyat tekliflerinin verileceği tarih ve saatte yaklaşık maliyet açıklanacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

…

Aynı Şartname’nin “Son tekliflerin alınması” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda yeterliği tespit edilen isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son yazılı fiyat tekliflerini vermeleri istenir. İstekliler, kendilerine bildirilen tarih ve saatte tekliflerini ihale komisyonuna sunar. İhale komisyonu, son teklifleri bir tutanakla isteklilerden teslim alır ve son teklif bedelleri ile işin yaklaşık maliyetini hazır bulunanlara açıklayarak tutanağa bağlar. Son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifi, son teklifleri olarak kabul edilir ve teklifler değerlendirilmek üzere oturum kapatılır…” düzenlemesi yer almaktadır.

Ayrıca, idare tarafından 15.01.2019 tarihli zeyilname ile ihale tarihinin “17.01.2019”, ihale saatinin “10.00” olarak değiştirildiği görülmüştür.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası ve ekleri incelendiğinde, ihale konusu işin adının “Harran İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne Bağlı Ortaöğretim Taşıma İşi” olduğu, 12 firmanın ihale dokümanı almaya ve teklif vermeye davet edildiği, 9 isteklinin ihale dokümanını satın aldığı, itirazen şikâyete konu ihalenin 17.01.2019 tarihinde gerçekleştirildiği, ihaleye 9 isteklinin teklif sunduğu, ihale komisyonunca yapılan incelemeler neticesinde ihaleye teklif sunan tüm isteklilerin tekliflerinin geçerli teklif olarak değerlendirildiği, ihale üzerinde bırakılan Öz Şema Taşımacılık İnşaat Nakliyat Turizm İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ilk fiyat teklifinin 138.600,00 TL olduğu, ihale kararına esas son yazılı fiyat teklifinin ise 108.900,00 TL olduğu, 17.01.2019 tarihli ihale komisyonu kararında Harranova Teks. İnş. Kırtasiye Gıda Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği görülmüştür.

İhale işlem dosyasında yer alan belgelerden, ihale komisyonu tarafından zarf açma ve belge kontrol tutanağının 17.01.2019 tarihinde ve saat 10.00’da düzenlendiği ve ihaleye teklif veren 9 isteklinin sundukları belgelerin tam ve uygun olduğunun tespit edildiği, bu isteklilerce sunulan ilk yazılı fiyat tekliflerinin,

…

İhale komisyonu tarafından düzenlenme tarihi ve saati belirtilmeyen “İsteklilerce teklif edilen son fiyatlar” tutanağından yaklaşık maliyetin hazır bulunanlara açıklandığı, sadece Öz Şema Taşımacılık İnşaat Nakliyat Turizm İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından son yazılı fiyat teklifinin ilk yazılı fiyat teklifinden farklı olarak 108.900,00 TL sunulduğu, 17.01.2019 tarihinde saat 14.00’da düzenlenen ihale komisyonu kararı tutanağından, ihalenin Öz Şema Taşımacılık İnşaat Nakliyat Turizm İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin üzerinde bırakılmasına karar verildiği görülmüştür.

Başvuru sahibinin “idarece kendilerinin son yazılı fiyat tekliflerinin sunması için davet edilmediği” iddiasıyla ilgili olarak yapılan inceleme kapsamında EKAP üzerinden yapılan sorgulamada idare tarafından isteklilere son yazılı fiyat tekliflerini sunmaları gerektiği yönünde herhangi bir bildirimin yapılmadığı tespit edilmiş olup, ihale işlem dosyası içerisinde de bu hususa ilişkin bir belgenin yer almadığı görülmüştür.

Söz konusu hususu açıklığa kavuşturmak amacı ile ihaleyi gerçekleştiren idareden 04.03.2019 tarihli ve E.2019/4620 sayılı Kurum yazısı ile

“1) İhalede ilk yazılı fiyat tekliflerini sunan isteklilere son (ikinci) yazılı fiyat tekliflerini ihale komisyonuna hangi tarih ve saatte sunmaları gerektiği hususunda gönderilen bir yazının olup olmadığı, varsa buna ilişkin belgeler/ yazışmalar vs.,

2) Öz Şema Taşımacılık İnşaat Nakliyat Turizm İthalat İhracat San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklif zarfı içerisinde iki adet birim fiyat teklif mektubunun sunulup sunulmadığı, ikinci birim fiyat teklif mektubunun (daha düşük fiyat teklifli olan) ihale komisyonuna hangi aşamada sunulduğu” ifadelerine yer verilerek bilgi ve belgelerin gönderilmesi talep edilmiştir.

İdarenin 05.03.2019 tarih ve E.4754289 sayılı cevabi yazısında “…ihalede ilk yazılı fiyat teklifi sunan isteklilere Ek-1’de sunduğumuz (DVD-1. Kısım) ihale kaydının 10. dakikası 10. saniyesinden sonra ikinci teklifi aynı gün 15 dakika sonra yani 10.40’da getirmeleri gerektiği açıkça belirtilmiştir. Özşema Ltd. Şti.nin teklif mektubunu sunup, sunmadığı ve sunduysa ne zaman sunduğu ile ilgili Ek-1’de sunduğumuz DVD’nin 2. kısmında isteklinin yeni zarf içinde ikinci teklifini (daha düşük olan teklifini) sunduğu açıkça gözükmektedir.” ifadelerinin yer aldığı, söz konusu yazı ekinde ihalenin kamera kaydının bulunduğu DVD’ye yer verildiği görülmüştür.

İdarenin aktarılan cevabi yazısından da anlaşılacağı üzere, ihalenin ilk oturumunda hazır bulunan isteklilere son (ikinci) yazılı fiyat tekliflerini ne zaman vereceklerinin sözlü olarak bildirildiği, ancak Kamu İhale mevzuatında sözlü bildirim usulünün bulunmadığı, ayrıca Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale ve ön yeterlik dokümanının hazırlanması” başlıklı 13’üncü maddesi gereğince idarenin ihale dokümanının hazırlanmasında ve ihalenin gerçekleştirilmesinde anılan Yönetmelik’in ekinde yer alan standart formları esas alması gerektiği değerlendirilmiş olup, KİK014.4/H standart formu ile isteklilerin son yazılı fiyat tekliflerini vermeye davet edilmeleri gerektiği anlaşılmıştır.

Bu bağlamda, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde bulunan KİK014.4/H “pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde isteklilerin son yazılı fiyat tekliflerini vermeye davet edilmelerine ilişkin form” standart formunda yer alan “…4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin [(a)/(b)/(c)/(d)/(e)(f)] bendinde göre pazarlık usulü ile gerçekleştirilen [işin adı] ihalesine ilişkin olarak ilk fiyat teklifinizi aşmamak kaydıyla, son fiyat teklifinizi en geç _ _/_ _/_ _ _ _ tarihi, saat _ _:_ _’a kadar ihale dokümanında yapılan düzenlemeye uygun olarak ihale komisyonuna ulaştırmanız gerekmektedir.

Bu mektubun [elden tebliğ edilmesi halinde aynı gün/iadeli taahhütlü mektupla gönderilmesi halinde mektubun teslim edildiği tarih /EKAP üzerinden** bildirilmesi halinde bildirim tarihi/ faksla bildirilmesi halinde bildirim tarihi ] tarafınıza tebliğ tarihi sayılacaktır…” ifadeden pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalelerde idare tarafından, isteklilerin son yazılı fiyat teklifini vermek için, aktarılan standart forma uygun olarak elden, iadeli taahhütlü mektupla veya EKAP üzerinden yazılı olarak davet edilmeleri gerektiği sonucuna varılmıştır.

Bu çerçevede yapılan değerlendirmede, teklif veren 9 isteklinin sundukları belgelerin tam ve uygun olduğu şeklinde tutanak tutulduğu, isteklilerden son yazılı fiyat tekliflerinin kamu ihale mevzuatında belirtilen şekilde yazılı olarak istenildiği ve ihale komisyonunca teslim alındığına dair herhangi bir belge veya bilginin bulunmadığı, söz konusu durumda sadece bir isteklinin son (ikinci) yazılı fiyat teklifinin bulunduğu göz önünde bulundurulduğunda, mevcut durumun Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelere ve 21’inci maddesinin beşinci fıkrasına aykırı olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı 7’nci maddesinin beşinci fıkrasına aykırı olarak, geçerli teklif sahibi isteklilerden son fiyat teklifleri mevzuata uygun şekilde alınmaksızın yaklaşık maliyetin hazır bulunanlara açıklandığı, bu çerçevede sadece ihale üzerinde bırakılan isteklinin son (ikinci) yazılı fiyat teklifini verdiği, ihalede gelinen aşamada isteklilerin son fiyat tekliflerini sağlıklı oluşturmasının mümkün olamayacağı ve bu aşamadan sonraki işlemlerin geri alınamayacağı tespit edildiğinden ihalenin iptali gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

…

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline, Oybirliği ile karar verildi.

Aşırı Düşük Teklif