Karar No              : 2019/UM.I-356

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/642255 İhale Kayıt Numaralı “Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığınca Yemek Yapımında ve Cenaze Evlerinde Pide Yapılmasında Kullanılmak Amacıyla Karkas Dana Eti ve Fakir, Yardıma Muhtaç, Yaşlı Kişilere Dağıtılmak Üzere Kemiksiz Parça Dana Eti Satın Alınması” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Aydın Büyükşehir Belediye Başkanlığı Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından 09.01.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığınca Yemek Yapımında ve Cenaze Evlerinde Pide Yapılmasında Kullanılmak Amacıyla Karkas Dana Eti ve Fakir, Yardıma Muhtaç, Yaşlı Kişilere Dağıtılmak Üzere Kemiksiz Parça Dana Eti Satın Alınması” ihalesine ilişkin olarak Ege Et Mamülleri Yem ve Yağ San. Tic. A.Ş.nin 24.01.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 25.01.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 01.02.2019 tarih ve 4868 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.01.2019 tarihli dilekçe ile itirâzen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/146 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 14.01.2019 tarihinde gerçekleştirilen elektronik eksiltme işleminin ilk turunda, eksiltme yapılmak suretiyle meydana getirdikleri yeni tekliflerini oluşturdukları, bahse konu teklifi onaylamak için e-imzacı uygulamasına girdikleri, ancak, söz konusu uygulamanın bekleyen teklifler bölümünde yazdıkları rakamları görmelerine karşın, teklifi onayla ve reddet kısmının çıkmadığı, bunun üzerine EKAP İletişim Merkezini aradıkları, EKAP İletişim Merkezinde görevli personel tarafından, e-imzacı uygulamasının yeniden indirilmesi ve açılması işleminin 3-4 defa uygulatıldığı, ancak alt köşede yer alması gereken teklifi onayla ve reddet kısmının çıkmadığı, bu nedenle teklif imzalama işlemini tamamlayamadıkları, elektronik eksiltme işleminin ilk turu bittikten sonra EKAP İletişim Merkezinde çalışan personel tarafından, kendilerinden ekran görüntüsü almalarının istenildiği, ancak eksiltme işlemi tamamlandığı için ekran görüntüsü alma işlemini yapamadıkları,

Öte yandan, EKAP üzerinden Mustafa İsmet Müren’in atanmasına ilişkin tüm işlemlerin gerçekleştirilmesine rağmen, EKAP İletişim Merkezi ile gerçekleştirilen telefon görüşmesinde, elektronik eksilme işleminin gerçekleştirildiği sırada şirketlerinin yetkilisinin eski genel müdürleri olan Muharrem Şanlı olarak ifade edildiği, elektronik eksiltme işleminin tamamlanmasının ardından, EKAP İletişim Merkezi ile yeniden görüştükleri, bu görüşmede, şirket yetkilisinin Muharrem Şanlı olarak görünmesinin hatalı olduğu ve sistemden kaynaklanan hatadan dolayı teklif veremedikleri hususlarını ilettikleri, iletilen bahse konu hususlar için ses kayıtlarının da dinlenilmesi suretiyle teknik arızanın olduğu yönünde kayıt oluşturulmasını talep ettikleri, EKAP İletişim Merkezi tarafından teknik arıza kaydının oluşturulmadığı, gerekçe olarak ise sistemsel bir arızanın olmadığı bilgisinin verildiği, ardından gerekli inceleme yapılmak suretiyle taraflarına bilgi verileceğinin iletildiği, EKAP İletişim Merkezi tarafından, 15.01.2019 tarihinde yeniden aranıldıkları, bu görüşmede konunun görevli personele tam olarak iletilmediği ve herhangi bir hatanın olmadığı bilgisinin verildiği,

Ayrıca, yeni bir ihaleye katılmak amacıyla e-imza ile EKAP üzerinden ihale dokümanı indirmeye çalıştıklarında, ihale dokümanını indiremediklerini gördükleri için sistem üzerinde şirket yetkilisinin atama işlemlerinin tam olarak yapılamadığı ve teknik bir sorunun olduğu konusunun netlik kazandığı, aktarılan tüm bu nedenler doğrultusunda, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesi uyarınca, elektronik eksiltmeye EKAP’ta yaşanan teknik bir arıza nedeniyle katılamadıkları dikkate alınarak, 14.01.2019 tarihli ihale komisyonu kararının iptal edilmek suretiyle, e-eksiltme işleminin tekrar yapılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “Bu Kanunun uygulanmasında;

…

Elektronik Kamu Alımları Platformu: İdareler ile kamu alımları sürecine taraf olanların bu sürece ilişkin işlemleri internet üzerinden gerçekleştirebilecekleri ve Kurum tarafından yönetilen elektronik ortamı,

…

Elektronik eksiltme: Tekliflerin değerlendirilmesinin ardından elektronik ortamda eksiltme şeklinde sunulan yeni fiyatların veya belirli teklif unsurlarına ilişkin yeni değerlerin bir elektronik araç marifetiyle otomatik değerlendirme metotları kullanılarak yeniden değerlendirilmesi ve sıralandırılması şeklinde tekrar eden işlemleri, … ifade eder.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Elektronik eksiltme” başlıklı ek 5’inci maddesinde “İlan ve ihale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, açık ihale, belli istekliler arasında ihale ve 21 inci maddenin (a), (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan pazarlık usulü ihalede tekliflerin değerlendirilmesi aşamasının tamamlanmasından sonra elektronik eksiltme yapılabilir.

…

Elektronik eksiltme ancak ihale konusu alımın bütün teknik özelliklerinin net olarak belirlendiği hallerde kullanılabilir.

Elektronik eksiltmeye başlamadan önce ihale dokümanında belirlenen şartlara göre tekliflerin ilk değerlendirmesi yapılır.

Yeterli kabul edilen istekliler elektronik ortamda yeniden teklif vermeye aynı anda davet edilir. Davette, eksiltmenin başlama tarihi ve saati ile kullanılmakta olan elektronik araca isteklinin bağlantı kurabilmesi için gerekli bütün bilgilere yer verilir. Elektronik eksiltmenin her aşamasını gösteren bir zaman çizelgesi davet ile birlikte iletilir. Birbirini izleyen birden fazla aşamada elektronik eksiltme yapılabilir. Davetin gönderildiği tarihten iki iş günü geçmeden eksiltmeye başlanamaz.

…

Elektronik eksiltmenin her aşamasında, o andaki sıralamalarını öğrenebilmeleri için gerekli bilgiler anında isteklilere ulaştırılır. İhale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, diğer isteklilerin teklifleri hakkında bilgiler ve eksiltmenin herhangi bir aşamasındaki istekli sayısı da duyurulabilir. Ancak elektronik eksiltme süresince isteklilerin kimlikleri açıklanamaz.

Elektronik eksiltme aşağıdaki durumlardan biri veya birkaçının gerçekleşmesi halinde sona erdirilir:

1. a) Eksiltmeye katılım için yapılan davette eksiltmenin tamamlanacağı belirtilen tarih ve saatin dolması.
2. b) Yeni tekliflerin verilebilmesine ilişkin olarak davette bildirilen bekleme süresi içinde asgari fark aralığını sağlayan tekliflerin alınamaması.
3. c) Davette bildirilen tur sayısının tamamlanması.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik eksiltme” başlıklı 58/B’inci maddesinde “… (2) Yeterli görülen istekliler, EKAP üzerinden Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin eki elektronik eksiltme davet formu kullanılarak aynı anda eksiltmeye davet edilirler. Davet yapılmadan önce isteklilere değerlendirme dışı bırakılan teklifler ve gerekçeleri bildirilir. Eksiltme gerekli durumlarda ertelenebilir.

(3) Davette, eksiltmeye konu fiyat ve/veya fiyat dışı unsurlar ile eksiltmenin zamanı, süresi, tur sayısı ve asgari fark aralığı gibi gerekli hususlar belirtilir.

(4) Yeni teklifler EKAP üzerinden e-teklif olarak verilir ancak e-anahtar gönderilmez. e-teklifte, yeni fiyatlar ve/veya fiyat dışı unsurlara ilişkin yeni değerler, en az asgari fark aralığı kadar eksiltilmek suretiyle teklif edilebilir.

(5) Fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyet, elektronik eksiltme tamamlandıktan sonra açıklanır.

(6) Davetin gönderildiği tarihten itibaren iki iş günü geçmeden eksiltmeye başlanamaz.

(7) Elektronik eksiltmenin her aşamasında, isteklilere o andaki sıralamaları EKAP üzerinde bildirilir. İhale dokümanında belirtilmesi kaydıyla, diğer isteklilerin sıralamaları ve istekli sayısı da ayrıca bildirilebilir. Ancak elektronik eksiltme süresince isteklilerin kimlikleri açıklanmaz.

…

(9) Eksiltmede tur sayısı beşi geçemez ve turlardan birinde yeni teklif vermeyen istekli, sonraki turlarda da teklif veremez.

(10) Eksiltmeye katılarak yeni teklif veren isteklilerin son teklifleri geçerli kabul edilerek önceki teklifleri değerlendirmeye alınmaz. Geçerli tekliflerde değişiklik olması sebebiyle tekrar eksiltme yapılması halinde, yeni eksiltme daha önceki eksiltmede verilmiş olan son teklifler üzerinden yapılır.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “(1) Bu Yönetmeliğin amacı, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki idarelerin, bu Kanuna göre yapacakları ihalelerin kısmen veya tamamen Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde “ … b) e-anahtar: Şifreleme ve/veya şifre açma verisini,

1. c) e-teklif: Elektronik ortamda EKAP üzerinden hazırlanarak istekli veya istekli adına yetkili kişi veya kişilerce e-imza ile imzalanmış teklifi,

…

1. f) Kullanıcı: Platform sorumlusu ile ihale sürecindeki belirli iş ve işlemleri yürütmek üzere platform sorumlusu tarafından yetkilendirilmiş kişiyi,
2. g) Platform Sorumlusu: İdareler ve ihalelere katılacak olan gerçek veya tüzel kişiler adına kullanıcı oluşturma, silme, yetki verme işlemlerini ve EKAP’la ilgili diğer işlemleri gerçekleştirebilecek kullanıcıyı, … ifade eder.” hükmü,

Bahse konu Yönetmelik’in “İhalelerde uyulması zorunlu hususlar”  başlıklı 4’üncü maddesinde “ … (3) İdareler ve ihaleye katılmak isteyen Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiler EKAP’a kayıt olmak zorundadır. EKAP’a kayıt sonrasında kendilerine verilen kullanıcı adı ve kendi oluşturdukları şifrenin muhafaza edilmesi, yetkisiz kişilere kullandırılmaması ve kullanıcıların tanımlanması işlemlerinden idareler ve EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler sorumludur.

(4) EKAP üzerinden gerçekleştirilecek işlemlerde, idareler ve ihalelere katılan gerçek ve tüzel kişiler ile bunlar adına işlem yapanlar tarafından “kullanıcı adı ve şifresi” ve/veya e-imza kullanılır. EKAP üzerinden doküman indirmek ve e-teklif sunmak için e-imza kullanılması zorunludur. e-imza sahibinin, Kurum ile imzalanan protokolde; gerçek veya tüzel kişi adına münferiden e-imza kullanarak işlem yapmak üzere yetkilendirildiği bildirilen kişi olması gerekir.

(5) EKAP üzerinden yapılan erişimler ve Kurum tarafından belirlenen işlemler EKAP’ta kayıt altına alınır. EKAP üzerinden yapılan ihale işlemlerinde, bu kayıtlar esas alınır. e-imza kullanılarak EKAP üzerinden oluşturulan belgeler ve kayıtlar, aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır. …” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “İhalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydı” başlıklı 7’nci maddesinde “ (1) İhalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kayıt işlemi sonucunda Kurum ile gerçek ve tüzel kişiler arasında bir protokol düzenlenir. Düzenlenen protokolde, EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri gerçek veya tüzel kişi adına yürütecek en fazla iki adet platform sorumlusu belirtilir. Platform sorumlusu, Kurum tarafından kendisine iletilmiş olan etkinleştirme bağlantısını kullanarak şifresini oluşturur. Platform sorumlusu, kullanıcı adı ve şifresi ile giriş yaparak EKAP üzerinden gerçek veya tüzel kişi adına işlem yapabilecek diğer kullanıcıları belirler, kaydeder ve yetkilendirir.

(2) EKAP’a kayıt için aşağıda yer alan bilgi ve belgelerin protokol ekinde Kuruma sunulması zorunludur:

…

Tüzel kişi olması halinde;

1) İlgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı veya noter onaylı sureti,

2) Tüzel kişiliğin noter onaylı imza sirküleri,

3) Protokol vekil tarafından imzalanmış ise, vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

4) Tüzel kişi adına münferiden e-imza kullanarak işlem yapmak üzere yetkilendirilen kişilere ait noter onaylı vekâletname ile noter onaylı imza beyannamesi.

(3) Vergi kimlik numarası dışında protokolde yer alan bilgilerdeki değişiklikler EKAP üzerinden güncelleme yapılmak suretiyle Kuruma bildirilir. Ancak, protokol ekinde yer alan belgelerde değişiklik olması halinde, yeni belgeler meydana gelen değişikliği takip eden on beş gün içerisinde Kuruma sunulur.

(4) EKAP’a kayıt yaptırmak isteyen tüzel kişiler ile temsilci aracılığıyla başvuran gerçek kişilerin, EKAP üzerinden her türlü işlemi münferiden gerçekleştirmeye yönelik yetkiyi ihtiva eden temsil belgeleri ile Kuruma başvuruda bulunmaları zorunludur.

(5) EKAP’a kayıtlı olan; gerçek kişilerin kendileri ile vekil veya temsilcileri; tüzel kişilerin kendileri, ortakları ve ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç), yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcileri için aşağıda yer alan bilgileri güncelleyip son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce EKAP’a kaydetmeleri zorunludur. Bu kişilerin,

1. a) Gerçek kişi olması halinde adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası ile varsa işletme adı ve ticaret unvanı,
2. b) Tüzel kişi olması halinde ticaret unvanı, vergi kimlik numarası ile varsa işletme adı.

(6) Bu madde kapsamında EKAP’a kaydedilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olması gerekmektedir. EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişiler tarafından, beşinci fıkrada belirtilen bilgilerde değişiklik yapılmasının gerektiği hallerde bu değişikliklerin, en geç değişiklik tarihini izleyen 7 (yedi) gün içerisinde ancak her durumda son başvuru veya ihale tarihinden önce, son başvuru veya ihale tarihinden sonra gerçekleşen değişikliklerin sözleşme imzalanmadan önce güncellenerek EKAP’a kaydedilmesi zorunludur.” hükmü,

Söz konusu Yönetmelik’in “Dokümanın görülmesi, satın alınması ve EKAP üzerinden indirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…               (2) İdare tarafından EKAP üzerinden hazırlanan ve yayımlanan ön yeterlik dokümanı ve/veya ihale dokümanı, EKAP’ta ve idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilir. İhaleye katılmak için bu dokümanın idarece her sayfası onaylanmış örneğinin idareden satın alınması veya EKAP üzerinden EKAP’a kayıt için yapılan protokolde belirtilen münferiden e-imza kullanmaya yetkili kişiler tarafından e-imza kullanılarak indirilmesi zorunludur. İhale dokümanının EKAP üzerinden indirilmesi durumunda ilgili uygulama yönetmeliği ekinde yer alan “EKAP Üzerinden e-İmza Kullanılarak Ön Yeterlik/İhale Dokümanı İndirilmesine İlişkin Form” EKAP üzerinden düzenlenir. …” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

1. a) Adı: Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığınca yemek yapımında ve cenaze evlerinde pide yapılmasında kullanılmak amacıyla karkas dana eti ve fakir, yardıma muhtaç, yaşlı kişilere dağıtılmak üzere kemiksiz parça dana eti
2. b) Varsa kodu: –
3. c) Miktarı ve türü: Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığınca yemek yapımında ve cenaze evlerinde pide yapılmasında kullanılmak amacıyla 90000 Kg karkas dana eti ve fakir, yardıma muhtaç, yaşlı kişilere dağıtılmak üzere 25000 Kg kemiksiz parça dana eti satın alınması

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: Mallar sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren başlayacak 31.12.2019 tarihine kadar yüklenici tarafından Aydın Büyükşehir Belediyesi Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı Aşevleri Şube Müdürlüğü Yemek Fabrikalarına, İdarenin belirlediği plana göre teslim edilecektir.

1. d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Elektronik eksiltme” başlıklı 21’inci maddesinde “21.1. Yeterli görülen istekliler, EKAP üzerinden Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin eki elektronik eksiltme davet formu kullanılarak aynı anda eksiltmeye davet edilirler. Davet yapılmadan önce isteklilere değerlendirme dışı bırakılan teklifler ve gerekçeleri bildirilir. Eksiltme gerekli durumlarda ertelenebilir.

21.2. Davette, eksiltmeye konu fiyat ve/veya fiyat dışı unsurlar ile eksiltmenin zamanı, süresi, beşi geçmemek üzere tur sayısı ve asgari fark aralığı gibi gerekli hususlar belirtilir ve davette belirtilen kurallara göre eksiltme gerçekleştirilir. Davetin gönderildiği tarihten itibaren en az iki iş günü geçmeden eksiltmeye başlanamaz.

21.3. İstekliler tarafından yeni fiyatlar ve/veya fiyat dışı unsurlara ilişkin yeni değerler, en az asgari fark aralığı kadar eksiltilmek suretiyle teklif edilebilir. Ancak turlardan birinde yeni teklif vermeyen istekli, sonraki turlarda da teklif veremez.

21.4. Eksiltmenin her aşamasında isteklilere o andaki sıralamaları EKAP üzerinde bildirilir.

21.5. Eksiltmeye katılarak yeni teklif veren isteklilerin son teklifleri geçerli kabul edilerek önceki teklifleri değerlendirmeye alınmaz.

21.6. Eksiltme aşağıdaki durumlardan biri veya birkaçının gerçekleşmesi halinde sona erdirilir:

1. a) Eksiltmeye katılım için yapılan davette eksiltmenin tamamlanacağı belirtilen tarih ve saatin dolması.
2. b) Yeni tekliflerin verilebilmesine ilişkin olarak davette bildirilen bekleme süresi içinde asgari fark aralığını sağlayan tekliflerin alınamaması.
3. c) Davette bildirilen tur sayısının tamamlanması.

21.7. Fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihalelerde yaklaşık maliyet, elektronik eksiltme tamamlandıktan sonra açıklanır.

21.8. Geçerli tekliflerde değişiklik olması sebebiyle tekrar eksiltme yapılması halinde, yeni eksiltme daha önceki eksiltmede verilmiş olan son teklifler üzerinden yapılır.

21.9. Eksiltmede verilecek yeni tekliflerin, ilk teklifi imzalayan kişiden farklı bir kişi tarafından imzalanabilmesi için yeni teklifleri imzalayacak kişinin temsile yetkili olduğunu gösteren belgelerin eksiltmeden önce idareye sunulması zorunludur. Ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeni tekliflerin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur.” düzenlemesi,

Bahse konu Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “… 31.6. Kanunun 38 inci maddesinde öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılan ihalelerde, fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılmasının öngörülmesi halinde, yeterli görülen istekliler davet edilerek 21 inci madde uyarınca elektronik eksiltme gerçekleştirilir. Bu ihalelerde istekliler, teklif fiyatları ve eksiltmeye konu fiyat dışı unsurların değerleri yaklaşık maliyet ile birlikte, eksiltme sonuçlanınca açıklanır. Yalnızca fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihalelerde ise eksiltme, aşırı düşük teklif değerlendirmesinden sonra yeterli görülen istekliler davet edilerek 21 inci madde uyarınca gerçekleştirilir.”  düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35’inci maddesinde “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatların en düşük olanıdır.

…

35.4.1. Birden fazla istekli tarafından teklif edilen fiyatın en düşük fiyat olması ve bu fiyatların da birbirine eşit olması durumunda ekonomik açıdan en avantajlı teklif, ihale konusu iş veya benzer işe ilişkin olarak istekli tarafından sunulan iş deneyimini gösteren belgedeki belge tutarına göre belirlenecektir.

35.4.2. Birden fazla isteklinin teklifinin eşit olması ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde, 35.4.1. maddesindeki düzenleme ile Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 62 nci maddesindeki düzenleme esas alınacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aydın Büyükşehir Belediye Başkanlığı Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen, 2018/642255 İhale Kayıt Numaralı “Sosyal Hizmetler Dairesi Başkanlığınca yemek yapımında ve cenaze evlerinde pide yapılmasında kullanılmak amacıyla karkas dana eti ve fakir, yardıma muhtaç, yaşlı kişilere dağıtılmak üzere kemiksiz parça dana eti” ihalesinin, açık ihale usulü ile ihaleye çıkarıldığı, 09.01.2019 tarihli ihale komisyonu kararından, 09.01.2019 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 3 teklif verildiği, 2 teklifin geçerli teklif olarak belirlendiği,

Pe-Pa Pehlivanlar Otomotiv ve Gıda Mad. Paz. San. Tur. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin, teklif zarfının yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanmadığı gerekçesiyle değerlendirmeye alınmamasına, Ege Et Mamülleri Yem ve Yağ San. Tic. A.Ş. ve Zeki Doğan’ın elektronik eksiltmeye davet edilmesine, eksiltme işleminin 14.01.2019’da yapılmasına, tur sayısının 2 ve her turun 15 dakika, asgari fark aralığının ise 10.000,00 TL olmasına karar verildiği,

Ege Et Mamülleri Yem ve Yağ San. Tic. A.Ş. ile Zeki Doğan’a 09.01.2019 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen “Elektronik Eksitmeye Davet Formu” yazısı ile anılan isteklilerin 14.01.2019 tarihinde gerçekleştirilecek olan elektronik eksiltme işlemine davet edildiği anlaşılmıştır.

Ege Et Mamülleri Yem ve Yağ San. Tic. A.Ş. ile Zeki Doğan’a 09.01.2019 tarihinde, EKAP üzerinden gönderilen “Elektronik Eksitmeye Davet Formu”nda “ 1. Yeni teklifler EKAP üzerinden e-teklif olarak verilecektir.

…

3.Eksiltmeye katılarak yeni teklif veren isteklilerin son teklifleri geçerli kabul edilerek önceki teklifleri değerlendirmeye alınmaz. Geçerli tekliflerde değişiklik olması sebebiyle tekrar eksiltme yapılması halinde, yeni eksiltme daha önceki eksiltmede verilmiş olan son teklifler üzerinden yapılır.

4. Elektronik eksiltmenin başlayacağı tarih ve saat: 14.01.2019 10:30

Elektronik eksiltmenin başlayacağı saatten 20 dakika önce sisteme giriş yapmanız önerilmektedir.

…

7. Asgari fark aralığı: 10.000,00 olup, bu tutardan/değerden daha düşük eksiltme yapılamayacaktır.
8. Elektronik eksiltmeye katılım için gereken bilgilere aşağıda yer verilmiştir:

E-teklifler elektronik imzalı olarak EKAP üzerinden, https://ekap.kik.gov.tr sisteme giriş yapılarak verilecek olup, ayrıca e-anahtar gönderilmeyecektir. Elektronik eksiltme başlamadan önce, https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/WpfLib/ImzaciSetup.exe linkinden “Imzacı” uygulamasını bilgisayarınıza kurmanız gerekmektedir.

…

12. Elektronik eksiltme aşağıdaki durumlardan biri veya birkaçının gerçekleşmesi halinde sona erdirilir:
13. Eksiltmenin tamamlanacağı tarih ve saatin dolması.

Elektronik eksiltmenin tamamlanacağı: Tarih: 14.01.2019 Saat: 11:00

Yukarıda belirtilen tarih ve saatte elektronik eksiltme sona erecektir. Eksiltmenin yapılacağı EKAP sayfasında, geri sayım yaparak kalan süreyi gösteren bir saat bulunacak, süre dolduğunda (00:00’ı gösterdiğinde) eksiltme sona erecektir.

1. Yeni teklif verme (bekleme) süresi içinde asgari fark aralığını sağlayan tekliflerin

alınamaması.

Asgari fark aralığından az eksiltme yapılması kabul edilmeyecektir. Yukarıda belirtilen bekleme süresi içerisinde, asgari fark aralığını sağlayan yeni bir fiyat ve/veya değer sunulmaması halinde eksiltme sona erecektir. Eksiltmenin yapılacağı EKAP sayfasında, geri sayım yaparak kalan süreyi gösteren bir saat bulunacak, yeni bir fiyat ve/veya değer sunulmaması nedeniyle süre dolduğunda (00:00’ı gösterdiğinde) eksiltme sona erecektir.

1. Tur sayısının tamamlanması.

Toplam tur sayısı: 2 olup her bir tur 15 dakika sürecektir.

Yukarıda belirtilen tur sayısı tamamlandığında eksiltme sona erecektir. Her turda yeni bir fiyat ve/veya değer teklif edilmesi gerekmemektedir. Sonuncu tura gelindiğinde eksiltmenin yapılacağı EKAP sayfasında, geri sayım yaparak kalan süreyi gösteren bir saat bulunacak, süre dolduğunda (00:00’ı gösterdiğinde) eksiltme sona erecektir.

13. Herhangi bir teknik sorunla karşılaşılmamasını teminen yeni tekliflerin belirlenen sürenin sonuna kadar beklemeden gönderilmesi önerilmektedir.
14. Elektronik eksiltme süresince teknik sorunlarla karşılaşılması durumunda eksiltme durdurulacak ve isteklilere yeni bir davet gönderilerek davette belirtilen tarih ve saatte eksiltmeye kaldığı yerden devam edilecektir.
15. Eksiltmede sunulacak yeni tekliflerin, ilk teklifi imzalayan kişiden farklı bir kişi tarafından imzalanabilmesi için; e-teklif alınan ihalelerde yeni teklifleri imzalayan kişinin temsile yetkili olduğunu gösteren belgelere ilişkin bilgilerin yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilmesi, diğer ihalelerde ise bu belgelerin eksiltmeden önce idareye sunulması gerekmektedir. Ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeni tekliflerin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur.

…” ifadelerine yer verilmiştir.

Elektronik Eksitmeye Davet Formu’nda eksiltmenin zaman çizelgesi aşağıda aktarıldığı şekilde gösterilmiştir.

14.01.2019 tarihli ihale komisyonu kararında, elektronik eksiltme işlemine yalnızca Zeki Doğan’ın katıldığı, bahse konu isteklinin 1’inci turda 3.384.650,00 TL, 2’nci turda ise 3.360.500,00 TL teklif verdiği, başvuru sahibi istekli olan Ege Et Mamülleri Yem ve Yağ San. Tic. A.Ş.nin ise elektronik eksiltme işlemine katılmadığı belirtilmiş olup, ihale komisyonu tarafından yapılan inceleme ve değerlendirme neticesinde; Zeki Doğan’ın ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak, Ege Et Mamülleri Yem ve Yağ San. Tic. A.Ş.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği görülmüştür.

İtirâzen şikayete konu olan hususlara ilişkin olarak değerlendirme yapılabilmesi amacıyla Elektronik İhale Dairesi Başkanlığından 12.02.2019 tarihli ve 13983960-101.01.02.00-E.2019/3266 sayılı yazı ile bilgi istenilmiştir.

Elektronik İhale Dairesi Başkanlığının, 22.02.2019 tarihli ve 44624038-101.01.02.00-E.2019/4051 sayılı cevap yazısında; EKAP üzerinden yapılan inceleme sonucunda, Kurum tarafından başvuru sahibi isteklinin protokolünün 18.09.2014 tarihinde onaylandığı, bahse konu protokolde Muharrem Şanlı’nın hem platform sorumlusu olarak hem de süresiz vekâletname ile başvuru sahibi isteklinin e-imza yetkilisi olarak belirlendiği, 04.10.2018 tarihinde ise Mustafa İsmet Müren’in platform sorumlusu olarak atandığı, Muharrem Şanlı’nın hesabının işten çıkış gerekçesiyle Mustafa İsmet Müren tarafından 09.01.2019 tarihinde saat 13:29 itibariyle kapatıldığı, ihale tarihi ve saati itibariyle başvuru sahibi isteklinin EKAP üzerindeki istekli e-imza yetkilisinin Muharrem Şanlı olduğu, istekli e-imza yetkililerinin EKAP üzerinden e-imza ile ihale dokümanı indirilebildiği ve e-ihalelere teklif verilebildiği, ancak isteklinin e-imza yetkilisi olan kişinin, aynı zamanda elektronik eksiltme imza yetkisine sahip olmadığı takdirde e-eksiltmeye teklif veremeyeceği, ayrıca itirazen şikayete konu ihalede, başvuru sahibi isteklinin imza yetkilisi tarafından, EKAP üzerinden e-imza kullanmak suretiyle ihale dokümanı indirilmediği, ihale dokümanının idareden satın alındığı,

Öte yandan, elektronik eksiltme işleminin gerçekleştirildiği esnada başvuru sahibi isteklinin e-imza yetkilisinin bulunmadığı, Muharrem Şanlı’nın hesabı 09.01.2019 tarihinde kapatıldığından, kapatma işlemi ile e-imza yetkilisinin sistem tarafından otomatik olarak kaldırıldığı, e-eksiltme esnasında başvuru sahibi isteklinin elektronik eksiltme imza yetkilisinin Mustafa İsmet Müren olduğu, EKAP üzerinde e-eksiltmeye, e-eksiltme yetkilileri tarafından teklif verilebildiği, diğer bir ifadeyle elektronik imza ile e-eksiltme teklifini imzalayabildikleri, Mustafa İsmet Müren’in 11.01.2019 tarihinde saat 09.57’de kendisini e-eksiltme yetkilisi olarak eklediği, yetkilendirmenin idare tarafından aynı tarihte saat 10.03 itibariyle onaylandığı, EKAP üzerinde elektronik eksiltmeye, e-imza ile teklif verebilmek için e-eksiltme imza yetkilisi olarak atanmanın yeterli olduğu, idare tarafından e-eksiltme yetkilisinin onaylanmadığı durumda dahi, e-eksiltme imza yetkilisi tarafından eksiltmeye, elektronik imza ile teklif verilebilmesinin mümkün olduğu,

Elektronik eksiltme işlemi sırasında (14.01.2019 tarihinde 10.30 – 11.00 saatleri arasında) EKAP log kayıtlarında sistem kesintisine ilişkin herhangi bir durum oluşmadığı, bu tarihte kullanıcının almış olduğu herhangi bir uygulama hatasının da bulunmadığı, ayrıca eksiltmeye katılan diğer istekli tarafından eksiltmenin birinci turunda saat 10.36’da, ikinci turunda ise saat 10.59’da eksiltilmiş teklifin imzalanarak EKAP’a gönderildiğinin anlaşıldığı, başvuru sahibi istekli tarafından ise birinci turun bitimine 8 dakika kala, EKAP İletişim Merkezinin arandığı, ancak istekli tarafından karşılaşıldığı iddia edilen sorunun EKAP İletişim Merkezine tam olarak aktarılamadığı belirtilmiştir.

Kamu ihale mevzuatında “Kullanıcı”, platform sorumlusu ile ihale sürecindeki belirli iş ve işlemleri yürütmek üzere platform sorumlusu tarafından yetkilendirilmiş kişiyi,

“Platform sorumlusu”, idareler ve ihalelere katılacak olan gerçek veya tüzel kişiler adına kullanıcı oluşturma, silme, yetki verme işlemlerini ve EKAP’la ilgili diğer işlemleri gerçekleştirebilecek kullanıcıyı tanımlamakta olup,

“İstekli e-imza yetkilisi”, ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kayıt aşamasında Kurum ile yaptıkları protokolde yetkilendirilen ve bu yetkilendirme neticesinde EKAP üzerinden e-imza ile ihale dokümanı indirme yetkisi bulunan ve e-ihalelere teklif verebilen gerçek kişiyi,

“Elektronik eksiltme imza yetkilisi”, EKAP üzerinde platform sorumlusu tarafından elektronik eksiltme işlemi öncesinde tanımlanan ve eksiltme işleminde istekli adına e-imzası ile teklif sunabilen kişiyi ifade etmektedir.

Elektronik eksiltme imza yetkilisi, platform sorumlusu veya e-imza yetkilisi ile aynı kişi olabileceği gibi farklı bir kişi de olabilmektedir. Bir başka anlatımla, bu kullanıcı rolleri tek bir kişi üzerinde toplanabileceği gibi farklı kişiler üzerinde de oluşturulabilmektedir.

Bu çerçevede başvuru sahibi istekli Ege Et Mamülleri Yem ve Yağ San. Tic. A.Ş. ile Kurum arasında düzenlenen protokolün 18.09.2014 tarihinde Kurum tarafından onaylandığı, bahse konu protokolde Muharrem Şanlı’nın hem platform sorumlusu, aynı zamanda süresiz vekâletname ile isteklinin e-imza yetkilisi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Ardından 04.10.2018 tarihinde başvuru sahibi istekli tarafından, Mustafa İsmet Müren’in platform sorumlusu olarak atandığı,

Mustafa İsmet Müren’in Muharrem Şanlı’nın hesabını işten çıkış gerekçesiyle sildiği 09.01.2019 tarihi saat 13:29’a kadar Muharrem Şanlı’nın başvuru sahibi isteklinin e-imza yetkilisi olduğu tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi isteklinin platform sorumlusu olan Mustafa İsmet Müren’in ise 11.01.2019 tarihi saat 9:57 itibarıyla elektronik eksiltme imza yetkilisi olarak yetkilendirildiği, dolayısıyla başvuru sahibi istekli adına Mustafa İsmet Müren’in e-eksiltme teklifini imzalayabileceği anlaşılmıştır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Dokümanın görülmesi, satın alınması ve EKAP üzerinden indirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde, ihale dokümanının ihaleyi gerçekleştiren idareden satın alınabileceği veya EKAP üzerinden, EKAP’a kayıt için yapılan protokolde belirtilen münferiden e-imza kullanmaya yetkili kişiler tarafından, e-imza kullanılarak indirilebileceği anlaşılmaktadır.

Bu minvalde,  başvuru sahibinin “yeni bir ihaleye katılmak amacıyla, EKAP üzerinden e-imza vasıtasıyla ihale dokümanı indirmeye çalıştıklarında ihale dokümanını indiremediklerini gördükleri için sistem üzerinde şirket yetkilisinin atama işlemlerinin tam olarak yapılamadığı ve teknik bir sorunun olduğu konusunun netlik kazandığı”na yönelik iddiasına ilişkin olarak yapılan incelemede;

Başvuru sahibi isteklinin platform sorumlusu olarak, Mustafa İsmet Müren’i atadığı, ancak söz konusu atama işlemi tarihinden, Mustafa İsmet Müren’in, Muharrem Şanlı’nın hesabını işten çıkış gerekçesiyle sildiği 09.01.2019 tarihine kadar, Muharrem Şanlı’nın, başvuru sahibinin e-imza yetkilisi olduğu, bahse konu silme işlemini gerçekleştirdiği tarihten itibaren ise başvuru sahibi isteklinin e-imza yetkilisinin bulunmadığı, bu itibarla isteklinin ihale dokümanını indirememesinin sistemsel bir hata kaynaklı olmadığı, başvuru sahibi isteklinin e-imza yetkilisini atama işlemini gerçekleştirmemesinden kaynaklandığı anlaşılmış olup başvuru sahibinin bu konudaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibinin “EKAP üzerinden girmiş olduğu eksiltme teklifini imzacı programı üzerinde görebilmesine rağmen program üzerinde imzala butonunu görememesi”ne yönelik iddiasına ilişkin olarak;

Elektronik İhale Dairesi Başkanlığının 22.02.2019 tarihli ve 44624038-101.01.02.00-E.2019/4051 sayılı yazısından, elektronik eksiltme işleminin gerçekleştirildiği 14.01.2019 tarihi 10.30 – 11.00 saatleri arasında EKAP log kayıtlarında sistem kesintisine ilişkin herhangi bir durum oluşmadığı, söz konusu tarih ve saat aralığında başvuru sahibi isteklinin herhangi bir uygulama hatası almadığı anlaşılmıştır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinin beşinci fıkrasında, EKAP üzerinden yapılan erişimlerin ve Kurum tarafından belirlenen işlemlerin EKAP’ta kayıt altına alınacağı, EKAP üzerinden yapılan ihale işlemlerinde bu kayıtların esas alınacağı ve e-imza kullanılarak EKAP üzerinden oluşturulan belgelerin ve kayıtların aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılacağı hüküm altına alınmıştır.

İsteklilere gönderilen Elektronik Eksiltmeye Davet Formu’nda da elektronik eksiltme işleminin iki sebeple yenilenebileceğinin belirtildiği, bu sebeplerden ilkinin geçerli tekliflerde bir değişiklik olması durumu olduğu, diğer sebebin ise elektronik eksiltme işlemi sırasında teknik bir sorunla karşılaşılması durumu olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Başvuru konusu ihalede idarece yapılan değerlendirmeler neticesinde geçerli tekliflerde değişiklik durumunun söz konusu olmadığı, diğer yandan Elektronik İhale Dairesi Başkanlığının cevap yazısı çerçevesinde eksiltmenin yapıldığı tarih ve saat aralığında EKAP log kayıtlarında sistem kesintisine ilişkin herhangi bir durum oluşmadığının ve kullanıcının almış olduğu herhangi bir uygulama hatası bulunmadığının ifade edildiği, ayrıca başvuru sahibi tarafından eksiltme sürecinde karşılaşıldığı iddia edilen soruna ilişkin ekran görüntüsü alınmadığı gibi başvuru sahibinin itirâzen şikâyet başvurusunda da eksiltme aşamasında karşılaşıldığı iddia edilen sorunun tespitine yönelik olarak herhangi bir delil sunulmadığı anlaşılmıştır. Bu itibarla inceleme konusu ihalede EKAP’tan kaynaklanan teknik bir probleme ilişkin kaydın bulunmadığı göz önüne alındığında elektronik eksiltmenin yenilenmesini gerektiren bir durumun bulunmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin bu konudaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.